8. Absences

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8.1 Vue école – Absences des élèves pour les niveaux élémentaires

8.1.1 Onglet latéral Bureau quotidien

Les présences sont prises à partir de l’onglet Assiduité

L’onglet latéral Bureau quotidien vous permet de prendre les présences et retards des élèves. Vous pouvez aussi utiliser le bureau quotidien pour entrer la présence de plusieurs élèves par section, sélection ou bien classe Titulaire.

Depuis l’onglet Assiduité, cliquez sur Bureau quotidien. Ceci est la vue par défaut que le personnel de l’école aura lorsqu’il clique sur l’onglet supérieur Assiduité. À cet endroit, vous pourrez voir tous les enregistrements de l’école et aussi faire de nouveaux enregistrements pour l journée en cours, ou bien des dates précédentes ou futures.

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La vue par défaut pour l’onglet latéral bureau quotidien a seulement un seul code pour la présence et les raisons.
Afin d’avoir les deux sets de codes et raisons vous devez changer votre ensemble de champs par Twice daily attendance.
Il est recommandé de placer vos champs en haut ce qui vous permet d’y avoir accès rapidement.

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8.1.2 Enregistrer une absence depuis l’onglet latéral Bureau quotidien
  1. Déterminez si il s’agit d’une absence du matin (AM), après-midi (PM) ou bien de la journée (AM+PM).  Affichez le menu déroulant juste à coté du bouton « Ajouter »assiduite_4
  2. Choisissez le code de A pour Absent
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  3. Cliquez ensuite sur Ajouter, une fenêtre apparaitra et vous pourrez choisir le nom de l’élève; cliquez OK. assiduite_5
  4. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous pourrez entrer les détails de l’absence (portion de l’absence, type d’absence (a ou A-E), raison de l’absence…). Cliquez sur enregistrer.
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8.1.3 Enregistrer un retard depuis l’onglet latéral Bureau quotidien
  1. Choisissez  le code « L » pour « retard » dans le menu déroulant.
  2. Cliquez ensuite sur Ajouter, une fenêtre apparaitra et vous pourrez choisir le nom de l’élève; cliquez OK.
  3. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous pourrez entrer l’heure à laquelle l’élève est arrivé ainsi que la raison de son retard.
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  4. Cliquez sur Enregistrer
8.1.4 Entrer un départ depuis l’onglet latéral Bureau quotidien

Un départ se produit lorsqu’un élève quitte l’école avant la fin des cours.

 

  1. Choisissez  le code «D » pour « Départ » dans le menu déroulant.
  2. Cliquez ensuite sur Ajouter, une fenêtre apparaitra et vous pourrez choisir le nom de l’élève; cliquez OK.
  3. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous pourrez entrer l’heure à laquelle l’élève est parti ainsi que la raison de son départ.
  4. Cliquez sur Enregistrer
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8.1.5 Inscrire une absence à plusieurs journées

MyEducationBC vous permet d’enregistrer l’absence d’un élève pour plusieurs dates. Ceci peut-être utile lorsqu’un élève part en vacances ou bien est hospitalisé pour plusieurs jours.

  1. Dans le bureau quotidien, choisissez le Code « A » pour Absent.
  2. Cliquez sur Ajouter, choisissez l’élève et cliquez OK
  3. Dans la fenêtre surgissante et cliquez sur Plusieurs dates
  4. Choisissez la date de début et la date de fin pour l’absence. ajoutez une raison pour l’absence et cliquez sur enregistrer.

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8.1.6 Enregistrer l’absence pour plusieurs élèves en même temps

MyEducationBC vous permet d’enregistrer l’absence pour plusieurs élèves en même temps. Ceci peut-être utile lorsqu’une famille ayant plusieurs enfants inscrit dans l’école part en vacances, ou bien lors d’un voyage scolaire. Vous pouvez faire l’enregistrement pour une journée ou bien pour plusieurs jours.

  1. Dans le Bureau quotidien, cliquez sous Ajout Multiple.
  2. Choisissez ensuite la manière de sélectionner les élèves:
    • Section: Pour assigner l’absence à une seule section de cours.
    • Classe-foyer: Pour assigner l’absence pour tous les élèves appartenant à une même classe Titulaire.
    • Requête: Si vous avez créé par exemple une requête regroupant tous les élèves de 12eme année.
    • Cliché: Similaire à la requête, si un cliché a été créé pour un groupe d’élève, celui-ci peut être utilisé.
    • Sélection: Ceci fait apparaitre une fenêtre montrant tous les élèves actifs de l’école. Vous pouvez ensuite cocher différents élèves.
  3. Lorsque le système rencontre des données dupliquées, ceci apparait dans la partie droite le la fenêtre. Par exemple, vous assignez un « Field trip » à une section d’élèves; cependant, un d’entre eux est déjà marqué absent car il est malade pour la journée. Vous mettrez l’enregistrement dupliqué sur « skip » dans cet exemple, cela ne fera pas de duplicata avec l’absence déjà existante pour cet élève.
  4. Si vous aviez déjà assigné un Field Trip pour le lendemain, et que les parents d’un groupe d’enfants appellent pour dire qu’ils ne se présenteront pas pour raison personnelle, vous pouvez choisir « Remplacer ». Ceci changera l’absence existante « Field Trip » devenant ensuite « Maladie » pour tous les étudiants du groupe que vous avez choisi et qui étaient supposés être au Field Trip mais sont en fait malades.
  5. Si vous souhaitez assigner ces codes et plusieurs dates à tous les élèves sélectionnés, cliquer sur le lien hyper-texte bleu. Vous pourrez mettre une date de début et de fin ainsi que d’autres informations.
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  6. Une fois que la présence a été effectuée il est possible que vous souhaitiez changer cet enregistrement ou bien le supprimer complètement. Ceci peut aussi être fait à partir du « Bureau quotidien ».
  7. Dans la liste d’élèves qui comprend les enregistrements de présences, cliquez sur le nom de l’élève surligné en bleu, pour lequel vous voulez faire un changement. Dans la nouvelle fenêtre vous pourrez changer plusieurs champs tel que la raison ou ajouter un commentaire.
  8. Si vous souhaitez ajouter ou enlever l’heure d’arrivée ou de départ, ceci doit être fait dans la section Arrivées et Départs en cliquant sur le lien bleu qui fera apparaitre une nouvelle fenêtre. Afin d’effacer un enregistrement existant, cocher à côté de Arrivée ou Départ que vous souhaitez retirer puis sur le bouton Supprimer. Pour ajouter une heure d’arrivée ou de départ, cliquez sur le bouton « Ajouter » puis remplissez les informations. Si le temps d’arrivée ou de départ doit être modifié, cliquez sur le lien bleu puis ajustez l’heure.
  9. Si un élève a été enregistré comme absent puis plus tard il arrive en retard, vous pouvez changer l’enregistrement rapidement en utilisant les boutons « Changement rapide » en cliquant sur « L » puis en remplissant les informations. Si l’entrée doit être supprimée, cliquez sur « P »
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8.1.7 Enregistrer l’absence pour des dates antérieures et futures

L’administration de l’école peut rapidement ajouter, enlever ou modifier l’absence pour des dates antérieures et futures dans MyEducationBC.

Dans la partie complètement à droite de l’écran au-dessus des boutons « Changement rapide », il y a une fenêtre comprenant la date. Vous pouvez dérouler jour par jour en utilisant les flèches noires, ou bien taper une date spécifique.
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8.1.8 L’onglet latéral Feuille d’appel quotidienne

Vous pouvez utiliser la feuille d’appel quotidienne afin d’avoir la présence des élèves par classe Titulaire.

Choisissez si vous voulez faire la présence du jour pour la portion AM ou ou bien PM en utilisant le menu déroulant qui se trouve en haut de la page. Ensuite, cliquez sur le nom de la division pour laquelle vous voulez effectuer la présence.

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8.1.9 Entrer une absence depuis la feuille d’appel quotidienne

Cliquer sur le bouton « A » depuis la rangée contenant l’élève concerné.

  • Vous verrez apparaitre une fenêtre où vous pouvez enregistrer plus d’informations à propos de cette absence.
  • Si une erreur a été commise, cliquer sur « P » afin d’effacer la saisie.
  • Si tout est correct, cliquer sur « Enregistrer ».
8.1.10 Entrer un retard depuis la feuille d’appel quotidienne

Cliquer sur le bouton « L » depuis la rangée contenant l’élève concerné.

  • Vous verrez une fenêtre dans laquelle vous pouvez enregistrer plus d’informations à propos de ce retard.
  • Si une erreur a été commise, cliquer sur « P » afin d’effacer la saisie.
  • Si tout est correct, cliquer sur « Enregistrer ».
8.1.11 Entrer un départ de classe depuis la feuille d’appel quotidienne

Cliquer sur le bouton « D » depuis la rangée contenant l’élève concerné

  • Vous verrez apparaitre une fenêtre où vous pouvez enregistrer plus d’informations a propos de ce départ.
  • Si une erreur a été commise, cliquer sur « P » afin d’effacer la saisie.
  • Si tout est correct, cliquer sur « Enregistrer ».
8.1.12 Modifier un enregistrement de présence depuis la feuille d’appel quotidienne

Une fois que la présence a été faite pour un élève, il est possible de modifier cette saisie afin d’ajouter des informations ou de la supprimer.

  1. Dans la Feuille d’appel quotidienne, choisissez la date pour laquelle vous voulez faire les changements
  2. Cliquez dans le champ PrimaryRoom>Num
  3. Dans le champ Assiduité, cliquez sur le lien hyper-texte bleu modifier
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  4. Depuis la section Arrivée et départs, vous pouvez cliquer soit sur l’hyper-texte bleu pour faire des changements au type d’absence, ou bien cocher la case et pour Supprimer l’information.
  5. Vous pouvez aussi cliquer sur Ajouter si vous voulez faire une nouvelle entrée – par exemple si un élève est arrivé en retard et a quitté l’école avant la fin des classes.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder tout changement.

A noter que vous pouvez également changer le statut en cliquant sur « A », « L » ou « D » ou encore effacer complètement la saisie avec « P ».

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8.2 Vue enseignant – Absences des l’élèves pour les niveaux élémentaires

8.2.1 Entrer une absence, un retard ou bien un départ en tant qu’enseignant.

La vue des enseignants est différente de celle de l’administration de l’école, car ils accèdent à MyEducationBC par la « Staff view ». Ils peuvent entrer et voir l’assiduité en utilisant l’onglet principal « Assiduité ».

Afin d’entrer la présence, vous pouvez soit cliquer sur l’icône assiduité si l’école est configurée avec le « Classroom Input Type » ou bien en cliquant sur l’onglet principal « Assiduité » puis l’onglet latéral « Quotidien ». Vous devriez voir la liste des élèves que vous sont assignés.

Une fois la présence effectué, vous devez cliquer sur le bouton « Publier ». Vous devrez voir ensuite la publication de la présence.

Vidéo disponible pour cet article :

8.2.2 Modifier la publication de la présence depuis l’onglet latéral Bureau Quotidien

Une fois que la présence a été publiée, vous pouvez l’éditer en cliquant sur le lien hyper-texte bleu situé dans la colonne « Assiduité ».

Ceci affichera une nouvelle fenêtre contenant les détails de la présence.
Vous pouvez à partir de là décocher certaines cases, ou bien ajouter des commentaires.

  • Si vous voulez changer l’heure de départ ou d’arrivée, vous devez le faire depuis la section Arrivés / Départs.
  • Afin de supprimer un enregistrement, vous devez cocher la case puis cliquer sur « supprimer ».
  • Cliquer sur « Ajouter » afin de faire un nouvel enregistrement.
  • Si un élève est marqué comme absent alors qu’il est arrivé un peu plus tard, vous pouvez cliquer sur le bouton « L » afin de pouvoir modifier sa présence.
  • Afin de supprimer l’enregistrement de la présence, vous pouvez cliquer sur le bouton « P ».

8.3 Vue école – Gérer la présence

8.3.1 Gérer la présence

L’administration de l’école peut entrer les présences depuis l’onglet latéral « Bureau pour la classe », à partir de l’onglet principal « Assiduité ».  Les filtres peuvent être très utiles et vous faire gagner beaucoup de temps.

Le « bureau pour la classe » affiche les absences du jour, si elles existent, ainsi que pour les périodes individuelles qui existent dans la structure de votre école et dans laquelle vous pouvez ajouter / éditer l’assiduité pour chaque période au secondaire.

  • Le filtre par défaut sera « Tous les enregistrements », Ceci vous montrera tous les élèves de l’école, peu importe qu’ils aient leur présence faites ou non, ce qui est pratique lorsque vous devez faire la présence d’un élève en particulier.
  • Le filtre « Assiduité activité » restreint la liste aux élèves ayant un enregistrement concernant la présence qu’elle soit journalière ou bien en assiduité par classe. Ce filtre est utile lorsque vous voulez avoir la présence d’une journée spécifique.
8.3.2 Gérer la présence depuis l’onglet Bureau pour la classe

L’administration de l’école peut entrer l’assiduité de la classe de plusieurs manières différentes.

  • Si l’administration de l’école a déjà fait un enregistrement journalier d’absence en utilisant le Bureau quotidien ou la feuille d’appel quotidienne. Dans une école avec plusieurs périodes, ces valeurs peuvent être rapidement transmises vers toutes les classes.
  • Par exemple, le parent d’un élève appelle l’école afin d’aviser que son enfant est absent pour la journée pour maladie, l’administration peut utiliser le bureau quotidien afin d’enregistrer l’absence de cet élève.
  • Depuis l’onglet Bureau pour la classe, elle peut changer le filtre pour « Activité assiduité » afin de voir quels élèves ont un enregistrement de présence.
  • Trouvez l’étudiant ayant les informations que vous souhaitez copier pour l’enregistrement« class attendance ».
  • Dans la colonne « Code quotidien », il y a leur assiduité quotidienne suivi de deux symboles, « >> ».
  • Cliquez sur ces symboles et le code A sera copié dans toutes les périodes de la journée.
  • Lorsque l’enseignant se connectera, cela lui montrera que l’étudiant est noté comme absent dans le « Daily Code » et le « class attendance ».
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8.3.3 Entrer la présence pour plusieurs élèves en même temps

MyEducationBC vous permet de faire l’enregistrement de la présence pour plusieurs élèves en même temps.
Pour ce faire, aller dans « School view > Bureau pour la classe > Options > Multi-add class attendance »

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À partir de cette fenêtre vous pouvez choisir les options suivantes:

  • Student ID’s: Vous pouvez entrer les numéros d’étudiants de chaque élève
  • Snapshot: Une fois le snapshot créé, vous pouvez le sélectionner à partir d’ici.
  • Year of Graduation: Vous pouvez entrer l’année de graduation correspondant aux élèves désirés.

 

Vous entrez ensuite la date pour laquelle vous voulez faire la présence. La date du jour est inscrite par défaut.

Vous pouvez ensuite choisir quelle période vous voulez, soit une seule ou bien toutes.

Vous devez choisir ensuite choisir le code d’assiduité:

  • A: Absent
  • AE: Absent excusé
  • L: Retard
  • LE: Retard excusé
  • Auth: Absence autorisée.

Vous pouvez mettre une raison de l’absence ou retard.  Si une absence ou un retard est déjà enregistré pour les élèves, vous pouvez alors cocher la case « Overwrite existing » afin de remplacer l’enregistrement précédent.

8.3.4 Modifier le Class Attendance depuis l’onglet « Bureau pour la classe »

Une fois que l’élève a un enregistrement de présence, vous pouvez avoir à modifier les informations ou bien à supprimer cet enregistrement.  L’onglet « Bureau pour la classe » vous permet de modifier les informations concernant l’assiduité d’un élève.

Afin de modifier un enregistrement existant:

  • cliquez sur le lien hyper-texte bleu « Attendance Code » dans la colonne « Daily Code ».
  • Une fenêtre s’ouvre comprenant les détails de l’enregistrement de présence.
  • Vous pouvez modifier l’heure d’arrivée, de départ, la date, et aussi supprimer cette entrée.

8.4 Vue enseignant - Absences des élèves par section de cours

8.4.1 Absences des élèves par section de cours

Les enseignants peuvent accéder à MyEducationBC uniquement par la vue « Staff ».
Les enseignants peuvent utiliser soit l’onglet « Assiduité » ou bien cliquer sur le Widget qui se trouve sur la pages principale « Pages ».

En cliquant sur le lien hyper-texte bleu, vous pourrez par la suite changer les informations concernant la présence.

8.4.2 Entrer une absence, un retard ou bien un départ en tant qu’enseignant.

Vous devriez voir la liste d’étudiants qui vous sont assignés ainsi que les boutons de changements rapides dans le coin en haut à droite.
Si la présence a été effectuée par la direction d’école, vous devriez ainsi la voir depuis cette même fenêtre.
Une fois la présence effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton « Publier » en haut à gauche.

8.4.3 Modifier les enregistrements de présence en tant qu’enseignant
  • Une fois que la présence a été publiée, vous pouvez l’éditer en cliquant sur le lien hyper-texte bleu « éditer » depuis la colonne Classe quotidienne.
    Ceci fera apparaitre une fenêtre avec les détails de votre enregistrement.
  • Si un élève a été marqué comme absent mais est revenu plus tard, vous pouvez cliquer sur le « L » pour « Retard ».
  • Si vous voulez simplement effacer l’enregistrement, cliquer sur « P ».

8.5 Vue école – Absences des élèves pour Franc départ

8.5.1 Absences des élèves pour Franc départ

La direction de l’école ne peut pas prendre de présence positive dans la vue école.
Si la direction clique sur les onglets de la classe ou sur les présences quotidiennes dans l’onglet en haut de présence, ils ne voient que les valeurs de présence négatives régulières.
Pour entrer les présences positives, ils faut passer à la vue « Staff view », et sélectionner un enseignant pour accéder à la liste de présence.

8.6 Vue enseignant – Absences des élèves pour Franc Départ

8.6.1 Absences des élèves pour Franc Départ

Les enseignants sont différents du personnel de bureau.
Comme ils accèdent MyEducationBC seulement à partir de la vue « Staff », ils ne peuvent voir « Class attendance » que via l’onglet « Assiduité ».
Ils peuvent également utiliser le widget « Classes » sur l’onglet « Pages » pour accéder rapidement à leur présence en classe.

8.6.2 Rapports pour Franc-Départ

De la vue École, sous l’onglet principal Assiduité (Attendance)>Historique de classe (Class history), cliquez sur Options>Requête pour faire une requête (query)

historique_de_classe_rapport

 

query

 

Si vous recherchez les rapport pour toutes les dates de décembre 2017, vous allez choisir du calendrier les dates (après) 2017-12-01 et (avant) 2017-12-31 comme vos dates de critères de recherche.

 

8.7 Gradebook – Entrer la présence depuis le plan de la salle de classe

8.7.1 Comment créer un plan de classe

Le plan de classe peut être configuré et utilisé pour gérer la présence ou bien être imprimé pour les TOC (Teacher on call) afin d’identifier les élèves car ils y a leurs photos.

Vous pouvez cliquer sur l’icône widget de l’onglet « Pages »

 

Vous pouvez y accéder également par l’onglet « Assiduité > Classe > Plan de salle ». il faut sélectionner au préalable la classe souhaitée.

Afin de créer un plan de classe, vous devez aller dans: « Assiduité > Classe > plan de classe » puis sur le lien hyper-texte « Mode création »

Le message « Il manque des étudiants sur le graphique » devrait apparaitre lorsqu’une place n’a pas été associée avec un élève et que celui-ci demeure toujours dans la liste « non assigné ».

Depuis le menu « Mode Création », vous avez 3 options disponibles:

  • Réinitialiser: Ceci permet de réinitialiser le plan afin que celui-ci devienne non assigné.
  • Redimensionner: Ceci permet d’ajuster verticalement et horizontalement le plan.
  • Dégrossir: Si des colonnes sont en trop, vous pouvez les enlever en utilisant cette option.

8.8 Tendances

8.8.1 Tendance de l’assiduité en classe

Les enseignants peuvent utiliser « Assiduité en classe > Tendances » afin de voir la présence des élèves à travers une certaine période.

Ou bien, les enseignants peuvent faire la présence en utilisant « Activer bouton assiduité » puis en choisissant une date.

 

Vous pouvez ensuite assigner une absence ou un retard pour une date précise. Une fois publiée, vous pouvez la modifier en cliquant sur le lien hyper-texte.