2. Contacts / Parents

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2.1 Gestion des contacts

2.1.1 Ajouter un contact

MyEducationBC contient un certain nombre de données concernant les élèves comme par exemple leur adresse ou bien les informations pour les contacter en cas de problèmes.

  • Affichage école > onglet Etudiant > onglet latéral > Détails
  • Affichage école > onglet Etudiant > onglet latéral > Contacts

Vous pouvez trouver les mêmes informations à ces 2 endroits.

L’onglet latéral Contacts vous permet de changer n’importe quel champ concernant les informations de contacts.

L’onglet latéral Détails vous permet de changer la majorité des informations concernant l’élève.

Si vous voulez ajouter un nouveau contact, cliquez sur l’onglet principal Etudiant et l’onglet latéral Contacts > Options > Ajouter  pour obtenir nouvelle page d’information.

***** ll devrait avoir seulement UNE fiche de données pour CHAQUE contact dans MyEducationBC. Quand vous entrez un contact pour l’élève, utilisez la loupe pour vérifier si le contact n’existe pas déjà dans le système.  *****
Pour éviter de faire des doublons, veuillez vous assurer de cliquer sur la loupe et de sélectionner Tous les contacts dans le type de sélection et vérifier si votre nouveau contact existe déjà dans la base de données MyEducation BC.

Contacts_1

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Priorité des contacts 

Les contacts dans MyEducationBC doivent être classés par ordre de priorité – la priorité la plus haute étant le 1 – afin qu’ils soient affichés correctement sur le BC Student Information Verification Form.

À savoir:

  • N’utilisez pas la priorité d’urgence « 0 »
  • Assignez chaque contact à un numéro unique de priorité d’urgence
  • Assignez les contacts avec l’autorité du ‘parent/guardian’ ayant les priorités plus élevées comme 1 et 2
  • Les parents (père ou mère) ou la personne qui a la garde de l’élève sont des «Regular Contact» et s’ils ont des adresses courriel ils doivent avoir la case «Parental Auth or Guardian?» cochée afin de permettre l’accès à d’autres applications comme FreshGrade et School Messenger.
  • Les contacts d’urgence (les personnes désignées pour le ramassage des élèves) sont des contacts «Emergency»
  • Les contacts hors-provinces sont des contacts «Out of District»
  • S’il vous plait n’entrez pas les médecins et dentistes dans les contacts des élèves.
  • Les «Other Contact» et les contacts des «Regular Contact» ayant la case «Parental Auth or Guardian?» décochée ne seront pas affichés sur le BC Student Information Verification Form.
  • Sous l’onglet « Adresses«  vous pouvez remplir les informations de l’adresse du contact, et la partager avec l’élève si elle devrait l’être.
2.1.2 Effacer un contact

Si le contact ne s’applique plus pour l’élève, il doit être supprimé. Pour effacer un contact, il suffit de cocher la case à côté de leurs noms depuis l’onglet latéral Contacts puis de choisir Supprimer depuis le menu Options.

Note: Le nom du contact ne doit être jamais modifié car cette fiche de données va aussi changer si ce contact était attaché à un autre élève
contact

 

sup

2.1.3 Contacts parents

Lorsque vous inscrivez un élève en tant que membre de la même famille, il apparaitra ensuite dans l’onglet latéral ContactsRelated Students.

2.1.4 Créer un enregistrement associant deux élèves

Depuis l’onglet « Étudiant », sélectionner l’élève en cochant sur son nom.  Une fois dans ses détails, cliquez sur l’onglet latéral Contacts > Related students, et cliquez sur Ajouter à partir du menu Options.

related

ajouterrelated

Quand la fenêtre apparaît, cliquez sur la loupe qui affichera tous les noms des élèves actifs dans notre conseil scolaire. Une fois le nom choisi, il s’affichera dans le champ «Name»; choisissez le type de relation qui relie le contact dans le champ «Relationship» (Brother, Sister…)

contact-1

Il faudra ensuite faire le même processus à partir des détails du contact afin de bien relier les deux élèves.

2.2 Courriel

2.2.1 Envoi par courriel

Vous pouvez envoyer des courriels aux contacts qui sont attachés aux élèves. Lorsque vous êtes dans l’onglet « Etudiant », faites « Options » puis « Envoyer courriel ». Noter qu’afin de bénéficier de cette option, depuis les informations du contact, l’option « Recevoir courriel » doit être cochée.

envoyercour

Une fois la fenêtre du courriel ouverte, vous avez la possibilité de cocher différents destinataires:

  • « Etudiants » : Ceci fera apparaitre les élèves ayant une adresse courriel du CSF dans MyEducationBC.
  • « Contacts » : Les contacts de ou des élève(s) ayant une adresse courriel, s’afficherons dans la fenêtre.
  • « Enseignants » : Cocher cette case si vous voulez faire apparaitre l’adresse courriel de ou des enseignant(s) des élèves.

courriel

Les personnes à qui le courriel sera envoyé ne verront pas les adresses des autres destinataires.

2.3 Portail familial

2.3.1 Réinitialisation des mots de passe pour les comptes parent

1 – Dans la vue école, allez sous l’onglet principal School

2 – Cliquez sur Options > Password Reset

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3 – Dans la fenêtre Password Reset, choisissez Staff No, Student No et Contacts Yes, puis cliquez sur la loupe.

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4 – Sélectionnez le(s) contact(s) pour le(s)quel(s) vous voulez ré – initialiser le mot de passe, puis cliquez sur OK

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5 – Dans la fenêtre suivante, assurez-vous que le bon contact est sélectionné puis cliquez sur Run

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6 – Dès que le mot de passe est ré – initialisé, une fenêtre s’ouvrira vous le confirmant et le parent recevra un courriel avec son nouveau mot de passe temporaire.

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