2. Contacts / Parents

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2.1 Gestion des contacts

2.1.1 Ajouter un contact

MyEducationBC contient un certain nombre de données concernant les élèves comme par exemple leur adresse ou bien les informations pour les contacter en cas de problèmes.

  • Affichage école > onglet Etudiant > onglet latéral > Détails
  • Affichage école > onglet Etudiant > onglet latéral > Contacts

Vous pouvez trouver les mêmes informations à ces 2 endroits.

L’onglet latéral Contacts vous permet de changer n’importe quel champ concernant les informations de contacts.

L’onglet latéral Détails vous permet de changer la majorité des informations concernant l’élève.

Si vous voulez ajouter un nouveau contact, cliquez sur l’onglet principal Etudiant et l’onglet latéral « Contacts > Options > Ajouter  pour obtenir nouvelle page d’information.

***** ll devrait avoir seulement UNE fiche de données pour CHAQUE contact dans MyEducationBC. Quand vous entrez un contact pour l’élève, utilisez la loupe pour vérifier si le contact n’existe pas déjà dans le système.  *****
Pour éviter de faire des doublons, veuillez vous assurer de cliquer sur la loupe et de sélectionner Tous les contacts dans le type de sélection et vérifier si votre nouveau contact existe déjà dans la base de données MyEducation BC.

Contacts_1

Contacts_2

Contacts_3

Priorité des contacts 

Les contacts dans MyEducationBC doivent être classés par ordre de priorité, la priorité la plus importante étant le 1 et les dentistes/docteurs ayant basse priorité 98/99 respectivement, pour qu’ils puissent être affichés correctement sur le BC Student Information Verification Form.

  • N’utilisez pas la priorité d’urgence « 0 »
  • Assignez chaque contact à un numéro unique de priorité d’urgence
  • Assignez les contacts avec l’autorité du ‘parent/guardian’ ayant les priorités plus élevées comme 1 et 2
  • Les parents (père ou mère) et personne qui a la garde de l’élève sont sous le type de contact ‘Regular Contact’ et aussi, si ils ont des adresses courriel ils doivent avoir la case ‘Parental Auth or Guardian?’ cochée qui permet les accès à d’autres applications comme Fresh Grade et ceux qui requièrent une adresse courriel des parents.
  • Les contacts d’urgence (les personnes pour le ramassage des élèves) sont sous le type de contact ‘Emergency’
  • Les contacts hors-provinces sont sous le type de contact ‘Out of District’
  • S’il vous plait n’entrez pas les médecins et dentistes dans les contacts des élèves.

 

Ceci permettra d’avoir le rapport BC Student Information Verification Form imprimé avec les contacts dans l’ordre des priorités affichées.

Les contacts ‘Other Contact’ et les contacts des parents ‘Regular Contact’ ayant la case ‘Parental Auth or Guardian?’ décochée ne seront pas sur ce rapport.

 

L’onglet « Adresses«  vous permet de remplir des informations sur une adresse partagée avec l’élève.

Si celle-ci est la même que l’adresse de l’élève, vous pourrez dans ce cas les lier.

Lorsque vous remplissez les champs indiqués, l’adresse devrait automatiquement s’afficher.

Si cela n’est pas le cas, cela peut vouloir dire que l’adresse diffère de celle de l’élève.


Vidéo disponible pour cet article :

2.1.2 Effacer un contact

Si le contact ne s’applique plus pour l’élève, le contact doit être supprimé. Pour effacer un contact, il suffit de cocher la case à côté de leurs noms depuis l’onglet latéral Contacts puis de choisir Effacer depuis le menu Options.

Note: Le nom du contact ne doit être jamais modifié car cette fiche de données va aussi changer si ce contact était attaché à un autre élève
contact

 

sup

2.1.3 Contacts parents

Lorsque vous inscrivez un élève en tant que membre de la même famille, il apparaitra ensuite dans l’onglet latéral ContactsRelated Students.

2.1.4 Créer un enregistrement associant deux élèves

Depuis l’onglet « Étudiant », sélectionner l’élève en cochant la case puis depuis l’onglet latéral Contacts > Related students, faire Ajouter depuis le menu Options.

related

ajouterrelated

Quand la fenêtre apparaîtra, cliquez sur la loupe qui affichera tous les noms des élèves actifs dans notre conseil scolaire et pour le champ ‘Name’ choisissez le nom du contact de l’étudiant qui est relié à l’étudiant et pour le champ ‘Relationship’ choisissez comment le contact est relié à l’étudiant (exemple si le nom du contact ‘Name’ est John, alors ‘Relationship’ est brother).

Ensuite, il faudrait aller dans la fiche du contact et refaire le même processus pour que les étudiants sont connectés à chacun d’entre eux.

2.2 Courriel

2.2.1 Envoi par courriel

Vous pouvez envoyer des courriels aux contacts qui sont attachés aux élèves. Lorsque vous êtes dans l’onglet « Etudiant », faites « Options » puis « Envoyer courriel ». Noter qu’afin de bénéficier de cette option, depuis les informations du contact, l’option « Recevoir courriel » doit être cochée.

envoyercour

Une fois la fenêtre du courriel ouverte, vous avez la possibilité de cocher différents destinataires:

  • « Etudiants » : Ceci fera apparaitre les élèves ayant une adresse courriel du CSF dans MyEducationBC.
  • « Contacts » : Les contacts de ou des élève(s) ayant une adresse courriel, s’afficherons dans la fenêtre.
  • « Enseignants » : Cocher cette case si vous voulez faire apparaitre l’adresse courriel de ou des enseignant(s) des élèves.

courriel

Les personnes à qui le courriel sera envoyé ne verront pas les adresses des autres destinataires.