4. École

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4.1 Gestion des classes titulaires

4.1.1 Assignation des « classes titulaires »

Les classes titulaires sont affectées aux enseignants à travers l’onglet supérieur « Personnel » depuis la vue École.  La procédure est décrite en détails dans la section 4.2.1. L’étudiant peut alors être affecté à une classe titulaire à travers l’onglet supérieur « Etudiant ».

Une classe titulaire peut être attribuée à un élève en particulier en sélectionnant l’étudiant et en entrant la valeur de la classe titulaire depuis leurs informations. Les classes titulaires peuvent également être affectées « en masse » à l’aide des options « Modifier la liste » et « Mise à jour globale ». Ces procédures sont décrites en détails dans la section 4.2.2.

4.2 Assigner Homerooms à un enseignant ou un élève

4.2.1 Assigner une « classe titulaire » à un enseignant
  1. Connectez-vous en vue école ( School Afficher).
  2. Cliquez sur l’onglet supérieur « Personnel ».
  3. Cliquez sur Options.
  4. Choisissez « Modifier la liste ».
  5. Cliquer sur l’icône dans le champ Titulaire.
  6. Entrer la valeur de la classe Titulaire pour chaque enseignant.
  7. Cliquer sur la coche verte.
  8. Cliquer sur Options > Modifier la liste afin de terminer.

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4.2.2 Assigner une « classe titulaire » aux élèves

4.2.1.1 Assigner une classe titulaire à un seul élève

  1. Connectez-vous en vue école ( School Afficher).
  2. Cliquez sur l’onglet principal Etudiant.
  3. Choisissez l’élève à qui vous voulez assigner une classe titulaire et cliquez sur son nom.
  4. Dans l’écran « détails« , allez en bas de l’écran « données démographiques »
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  5. Ajoutez la classe titulaire à l’élève sous «Titulaire», le nom de l’enseignant à qui la classe est attribuée apparaitra à côté de la case.
  6. Allez en haut de l’écran sous «Options» et cliquez sur «Enregistrer».

Il y a deux façons d’assigner les classes titulaires à un groupe d’élèves:

4.2.1.2 En utilisant « Modifier la liste »

  1. Connectez-vous en vue école ( School Afficher ).
  2. Cliquez sur l’onglet supérieur Etudiant et triez les élèves par «classe» (niveau).
  3. Cliquez sur Options.
  4. Choisissez « Modifier liste ».
  5. Cliquez sur l’icône depuis le champ Titulaire.
  6. Entrez la valeur de la classe Titulaire pour chaque élève de la liste.
  7. Cliquez sur la coche verte afin de sauvegarder.
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  8. Cliquez sur Options > Modifier liste lorsque vous avez terminé.

4.2.1.3 En utilisant « Mise à jour globale »

  1. Connectez-vous en vue école ( School Afficher).
  2. Cliquez sur l’onglet principal Etudiant.
  3. Cochez les cases à côté de chaque nom qui doivent être assignées dans la même classe Titulaire.
  4. Depuis le menu Options, sélectionnez « Afficher la sélection ».
  5. Toujours depuis Options, choisissez « Mise à jour globale ».
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  6. Dans la fenêtre Mise à jour globale, mettez le champ de valeur à Titulaire en utilisant le menu déroulant.
  7. Depuis le champ « Valeur », sélectionnez la classe titulaire qui doit être assignée à tous les élèves.
  8. Cliquez sur « Mettre à jour ».
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  9. Une demande de validation s’affichera alors à l’écran, cliquez sur Ok.
  10. Changez le filtre de Sélection personnalisée à Etudiants actifs du primaire.
  11. Répétez la procédure jusqu’à ce que tous les élèves aient une classe Titulaire assignée.

4.3 Gestion des comportements

4.3.1 Gestion du comportement des élèves

4.3.1 Faire une saisie d’un incident de comportement

 

Lorsqu’un élève enfreint les règles de l’établissement scolaire, vous avez la possibilité de saisir cet incident dans MyEducationBC. Vous pouvez par la suite ajouter des mesures afin de discipliner l’élève.

 

Faire une entrée pour un seul élève:

  • Depuis la « Vue école / School view » , cliquer sur l’onglet principal « Comportement / Conduct » , une nouvelle fenêtre devrait s’afficher avec le curseur placé sur le champ « Nom/ID » .

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  • Afin de mettre le nom d’un élève, vous pouvez soit taper le nom de famille, ou bien le numero ID.
  • Cliquer ensuite sur « Ajouter » afin d’obtenir une nouvelle fenêtre.

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  • Vous pouvez ensuite entrer différentes informations, comme ajouter un code principal, ou alors en ajouter si vous avez besoin d’autres codes. Vous pouvez mettre la date à laquelle l’incident s’est produit ainsi que l’heure exacte. Vous avez ensuite des informations supplémentaires que vous pouvez remplir ainsi qu’une description de l’incident.
  • En cliquant ensuite sur l’onglet « Actions » , vous avez la possibilité d’ajouter une mesure, si désiré.

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À noter que si vous n’avez pas de mesure concernant l’incident pour le moment, veuillez simplement cliquer sur « Enregistrer » depuis la fenêtre précédente. Vous pourrez ensuite ajouter une mesure par la suite.

 

4.3.1.1 Faire une entrée pour plusieurs élèves:

Si vous voulez faire une entrée d’incident de comportement concernant plusieurs élèves:

  • Cliquer sur le bouton « Ajout multiple » .

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  • Vous aurez ensuite la même fenêtre d’entrée d’incident avec cette fois une possibilité d’ajouter un groupe d’élèves

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  • Choisir « Sélection » si vous voulez voir une fenêtre pop-up vous proposant la liste des élèves à cocher.
  • Choisir « Cliché / Snapshot » si vous voulez inclure un groupe d’élèves se référant à un snapshot existant
  • Le système vous permet également de choisir si l’ID de l’incident sera partagé entre ces mêmes élèves ou non. Si vous ne cochez pas cette case, chaque élève du groupe aura son propre ID d’incident.
  • En cliquant ensuite sur l’onglet « Actions » , vous avez la possibilité d’ajouter une mesure, si désiré.

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Veuillez noter que si vous désirez entrer un code pour une entrée multiple d’élèves d’incident de comportement, vous devrez entrer le code pour chaque élève individuellement.

 

 

4.3.2 Historique des incidents de comportement

4.3.2 Voir l’historique des incidents de comportement.

Vous pouvez voir l’historique de comportement de votre école jour par jour ou dans un format de liste pour l’année scolaire entière.

Vue école / School View > onglet principal « Comportement / Conduct » > « Entrée bureau / Office Input » .

À partir de cette fenêtre, vous pouvez voir tout les incidents de comportement de votre école pour la journée concernée. Vous pouvez changer de date et ainsi faire une modification des incidents concernant ladite journée.

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Vous pouvez également voir l’historique des incidents de l’école pour l’année en cours ou antérieurs. Pour ce faire, cliquer sur l’onglet « Historique des incidents » afin de voir l’historique complet pour votre école. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton « Filtre » Filtres si vous souhaitez de modifier l’année scolaire .

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4.3.3 Code de mesure d’incident de comportement

4.3.3 Entrer un code pour une mesure d’incident de comportement

Vous pouvez entrer un code d’une mesure d’incident de comportement lorsque vous créez cet incident de conduite, ou vous pouvez également ajouter ce code plus tard.

 

Entrer une mesure pendant l’enregistrement d’un incident incident de comportement

Une fois que vous avez remplie les informations demandées lors d’un enregistrement d’incident de comportement, vous pouvez cliquer sur l’onglet « Actions » afin d’ajouter une mesure d’incident de comportement, puis cliquer sur « Ajouter » .

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Ceci ouvrira une nouvelle fenêtre afin d’ajouter un code, ainsi qu’une date de début et une date de fin.

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4.3.3.1 Entrer une mesure d’un incident de comportement à une date ultérieure 

Si vous enregistrez un nouvel incident de comportement et que vous voulez entrer un code de mesure plus tard ou bien modifier le code d’une mesure d’un enregistrement existant, vous devez vous rendre dans:

Vue école / School view > onglet supérieur « Comportement » >  » Historique des incidents » .

Vous devriez voir les historiques des incidents. Cliquer sur l’incident puis, cliquer sur l’onglet « Actions » . Choisir ensuite « Ajouter » afin de rentrer un code de mesure pour l’incident de comportement.

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Vous pouvez cliquer sur le lien bleu, si vous désirez faire un changement.

 

4.3.3.2 Voir les changements de mesure concernant un incident de comportement

Il se peut que vous vouliez savoir si des changements ont été effectués concernant les mesures reliées à un incident.Vous pouvez en voir la liste en sélectionnant: Options > Historique des modifications

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Ceci vous donnera une liste de tout les changements apportés à la mesure d’incident de comportement.

 

 

4.3.4 Supprimer un enregistrement de comportement

4.3.4 Supprimer un enregistrement de comportement

 

Vous avez la possibilité de supprimer un incident de comportement depuis trois menus différents dans MyEducationBC.

 

4.3.4.1 Tous les incidents de votre école durant l’année scolaire

 

« Vue école / School view » > Onglet principal « Comportement » > Onglet latéral « Historique des incidents » .

Cette vue affichera une liste des incidents de tous les élèves de votre école. Cette liste sera triée par le nom de famille des élèves. Cependant, vous pouvez aussi naviguer par date si vous recherchez un incident particulier.

Une fois l’incident trouvé, cocher la case à coté du nom, puis choisir « Options » > « Supprimer » .

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4.3.4.2 Tous les incidents de votre école concernant une date en particulier.

 

Vue école / School view > onglet principal « Comportement » > « Entrée bureau / Office input » .

À partir de cette vue, vous pourrez choisir une date en particulier suivant le jour ou s’est produit l’incident recherché. Si vous voulez vérifier les jours précédents ou suivants, vous pourrez simplement cliquer sur les flèches gauche et droite.

Une fois l’incident trouvé, cocher la case, puis choisir « Options » > « Supprimer » .

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4.3.4.3 Tous les incidents d’un élève en particulier.

 

« Vue école / School view » > Onglet principal « Etudiant / Student » > onglet latéral « Comportement » > sous-onglet « Incidents » .

 

Depuis l’onglet « Étudiant / Student« , vous pouvez choisir un élève, puis en cliquant sur l’onglet latéral « Comportement » , vous pourrez voir tous les incidents enregistrés pour cet élève pour l’année scolaire en cours. Cette liste sera triée par date, cependant, vous pourrez cliquer les entêtes de colonnes afin de les trier ou bien sur l’icône « Filtre » si vous voulez voir les années antérieures. Une fois l’incident trouvé, simplement cocher la case puis « Options » > « Supprimer » .

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4.3.4.4 Supprimer les mesures d’incident de comportement

Vous avez la possibilité de supprimer les mesures d’incident de comportement depuis trois menus different dans MyEducationBC.

 

4.3.4.5 Toutes les mesures d’incident de comportement de votre école durant l’année scolaire

« Vue école / School view » > Onglet principal « Comportement » > Onglet latéral « Historique des actions » .

Cette vue affichera une liste des mesures d’incident de comportement de tous les élèves de votre école. Cette liste sera triée par le nom de famille des élèves. Cependant, vous pouvez aussi naviguer par date si vous recherchez une mesure en particulier.

Afin de supprimer, cliquer sur le lien bleu puis l’onglet « Actions » > cocher la mesure > « Supprimer«  > « Sauvegarder » .

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4.3.4.6 Toutes les mesures d’incident de comportement de votre école concernant une date en particulier.

Vue école / School view > onglet principal « Comportement » > « Entrée bureau / Office input » .

À partir de cette vue, vous pourrez choisir une date en particulier suivant le jour ou s’est produit l’incident recherché. Si vous voulez vérifier les jours précédents ou suivants, vous pourrez simplement cliquer sur les flèches gauche et droite.

Une fois l’incident trouvé, cocher la case, puis choisir « Options » > « Supprimer » .

 

4.4.4.7 Toutes les mesures d’incident de comportement d’un élève en particulier.

« Vue école / School view » > Onglet principal « Etudiant / Student » > onglet latéral « Comportement » > sous-onglet « Actions » .

Depuis l’onglet « Étudiant / Student » vous pouvez choisir un élève, puis en cliquant sur l’onglet latéral « Comportement » > sous onglet « Actions » , vous pourrez voir toutes les mesures d’incident de comportement enregistrées pour cet élève pour l’année scolaire en cours. Cette liste sera triée par date, cependant, vous pourrez cliquer les entêtes de colonnes afin de les trier ou bien sur l’icône « Filtre » si vous voulez voir les années antérieures. Une fois la mesure trouvée, simplement cocher la case puis « Options » > « Supprimer » .

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4.3.5 Retenues

4.3.5.1 Assigner des retenues d’élèves

 

Les retenues d’élèves sont des mesures d’incident de comportement possédant des fonctionnalités supplémentaires dans MyEducationBC. Lorsque vous choisissez le code d’action concernant la retenue d’élèves, ceci vous affichera un calendrier comprenant un décompte de retenues et une date de fin calculée en conséquence.

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Depuis le calendrier, cliquez sur un rectangle représentant le premier jour de retenue d’un élève. Le rectangle deviendra bleu, et la date de commencement, ainsi que le nombre de retenues seront automatiquement remplis.

 

4.3.5.2 Prendre les présences des jours de retenue

Afin de prendre les présences des jours de retenue, aller dans « Vue école / School view » > onglet principal « Comportement » > onglet latéral « Retenues » . Une liste d’élèves ayant des jours de retenues apparait. Lorsqu’un élève est marqué comme présent durant la retenue, ceci va créer un enregistrement donnant des crédits pour cette même retenue.

Les mesures de retenue sont automatiquement supprimées lorsque le nombre d’enregistrement de retenues correspond à la durée de cette retenue. Les élèves ne seront plus dans la liste par cette même occasion.

Afin de prendre les présences:

« Vue école / School view » > onglet principal « Comportement » > onglet latéral « retenue » .

  • Une liste d’élèves n’ayant pas d’enregistrement apparait.
  • Afin de filtrer les retenues par code, cliquez sur le menu déroulant « Actions code » .
  • Pour chaque élève, cocher la case depuis la colonne « retenue » .
  • Cliquer sur « Sauvegarder » .
4.3.6 Suspensions

4.3.6.1 Assigner une suspension

 

Les suspensions sont également des mesures d’incident de comportement ayant des fonctionnalités supplémentaire dans MyEducationBC. Similaire aux retenues, un calendrier s’affichera lorsqu’une suspension débutera et se finira.

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4.3.6.2 Saisie automatique des codes de présences par les suspensions

 

Lorsque qu’un code de mesure d’incident de comportement résulte dans une absence de l’école ou bien de la classe, tel que OSS (Out-of-school-Suspension) ou bien ISS (In-School-Suspension), MyEducation mettra automatiquement l’élève concerné « absent » dans le système.

 

 

 

 

4.3.7 Rapports de comportement

4.3.7 Conduct Action List

Vous pouvez générer le Conduct Action List afin de voir une liste des incidents de comportement d’élèves ainsi que les mesures associées.

Ce rapport trie les mesures par le nom de famille des élèves.

Afin de générer ce rapport:

  • « Vue école / School view » > onglet principal « Comportement » > menu « Reports » > « Conduct action list Report » .
  • Remplir les informations souhaitées.

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4.3.7.1 Nombre total d’incidents de comportement

Vous pouvez afficher ce rapport afin de voir le nombre total d’incidents de comportement reportés à votre école durant une période de temps spécifique.

Vous pouvez voir ce rapport depuis plusieurs endroits:

  • « School view / Vue école » > Onglet principal « Comportement » > onglet latéral « Entrée du bureau » > « Reports » > Conduct totals .
  • « School view / Vue école » > Onglet principal « Comportement » > onglet latéral « Historique d’incidents » > « Reports » > Conduct totals .
  • « School view / Vue école » > Onglet principal « Comportement » > onglet latéral « Historique d’incidents » > « Reports » > Conduct totals .
  • Veuillez ensuite entrer les informations à l’écran.

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4.3.7.2 Historique des enregistrements de comportements

 

Vous pouvez générer un rapport afin de voir tous les incidents de comportement enregistrés pour un seul élève dans une période de temps déterminée. Pour chaque incident, le rapport affiche les informations suivantes:

  • Date
  • Référé par
  • Code incident
  • Administrateur
  • Heure
  • Description
  • Lieu
  • Table des actions

Afin de générer ce rapport:

« Vue école / School view » > Onglet principal « Etudiant / Student » > onglet latéral « Comportement » > « Reports » > Conduct History Report .

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4.3.7.3 Lettre de suspension

Vous pouvez générer un rapport afin d’imprimer une lettre devant être envoyée aux parents concernant une suspension de leur enfant. Cette lettre va dans la fiche de l’élève. Vous aurez ensuite la possibilité d’imprimer une copie pour les parents, ou bien pour l’école.

  • « Vue école / School view » .
  • Cliquer sur l’onglet principal « Comportement » .
  • Cliquer sur l’onglet latéral « Historique d’incidents » .
  • Cocher l’élève souhaité.
  • Depuis le menu « Reports » > « Suspension notice » .
  • Entrer les informations dans la nouvelle fenêtre.

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4.4 Tâches de fin d'année

4.4.1 Tâches de fin d’année

Procédure EOYR (End Of Year Rollover) se fait environ mi-août

  • Les élèves qui graduent de la 12è année ayant un YOG de l’année courante avec la valeur Y dans le flag « To be graduated » auront le statut « Graduated » et le Withdrawal code par défaut sera « Graduated-Dogwood »
  • Les élèves avec le statut Prereg deviendront Active
  • Si la valeur du next school name n’est pas la même que la courante, ces élèves seront transférés à la nouvelle école
  • Les élèves avec le flag « Retain Grade » auront YOG + 1 pour qu’ils puissent rester dans le même niveau
  • Les élèves avec le flag « Withdraw » Y seront retirés du système.
  • Les élèves actifs qui restent à l’école vont monter dans le prochain niveau
  • Si la valeur de Next Homeroom a déjà été entré avant le  EOYR, ces valeurs de Next Homeroom deviendront les valeurs du Homeroom de l’élève après EOYR

 

Voici un document qui détaille les tâches à accomplir dans MyEdBC à la fin de l’année afin de préparer les mises à jour de l’été, aussi appelé End of Year Roll over.

4.4.2 Inclusions

Pour ajouter une nouvelle note dans la section « Student Record Inclusions » vous devez suivre la procédure suivante:

  1. Ouvrez le dossier de l’élève pour lequel vous voulez ajouter une inclusion dans School/étudiant/ choisissez l’élève et dans ses détails, sur le barre latérale, cliquez sur Opérations/Inclusions.
    inclusions_1
  2. Dans le menu Options choisissez Ajouter.
  3. Ajoutez les informations suivantes:
    1. Date de l’évènement
    2. Type d’évènement: inscrire Inclusion et deux chiffres sous le modèle suivant: Inclusion 01, Inclusion 02, Inclusion 03, etc….  Seules les notes nommées Inclusion avec deux chiffres seront affichées et l’ordre est déterminé par le numéro indiqué.
    3. Année scolaire: choisissez l’année scolaire (2017 pour l’année scolaire 2016-2017)
    4. Commentaire:  Ajoutez les informations nécessaires qui seront affichés sur le PSR. Il n’est pas nécessaire de mettre la date, car elle est inscrite dans le champ Date de l’évènement
  4. Enregistrez vos changements

Vous pouvez consulter les instructions du Ministère de l’éducation de Colombie-Britannique pour plus de détails sur ce qui devrait être inclus dans les PSR des élèves.