1. Informations générales

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1.1 Freedom Of Information and Protection of Privacy Act (FOIPPA)

1.1.1 Collecte de données personnelles

La loi qui régit la collecte, l’utilisation et le stockage des données personnelles pour les écoles publiques de la province se nomme FOIPPA (Freedom Of Information and Protection of Privacy Act).

Une donnée personnelle se définit comme une information permettant d’identifier un individu par une personne qui n’est pas à l’emploi de l’école ou du Conseil scolaire.

Tout le personnel du domaine public de l’éducation doit se conformer aux exigences de cette loi.

Toutefois, la Loi scolaire permet aux parents d’accéder aux données de leur(s) enfant(s).

Formation FOIPPA (en anglais): http://mytrainingbc.ca/myedPOI/

Définition de renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des informations enregistrées autre que les informations de contact, qui permettent d’identifier une personne.

Exemples de renseignements personnels:

  • la race, l’origine nationale / ethnique
  • l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial
  • les empreintes digitales, le groupe sanguin, les informations ADN
  • le numéro de sécurité sociale
  • les informations sur les soins de santé, l’éducation, l’historique de l’emploi
  • les informations financière, criminelle,
  • croyances ou associations religieuses ou politiques

Renseignements personnels pour les élèves :

Les exemples de renseignements personnels pour les élèves incluent le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le Personal Education Number (PEN), les renseignements sur le comportement , les évaluations ou les notes et sur le dossier scolaire de l’élève.

Les informations de contact du travail des parents tels que le titre du poste, le numéro de téléphone, l’adresse, le numéro de fax, ou le courriel ne sont pas considérés comme des renseignements personnels aussi longtemps qu’ils permettent à un individu d’être contacté à son lieu de travail.

Les informations sensibles sont des informations qui ont la capacité de causer des dommages à une personne ou une organisation si elle est accidentellement partagée. En ce qui concerne les écoles et les districts scolaires, cela pourrait inclure les budgets des écoles, les dossiers médicaux des employés ou des élèves, les bulletins des élèves et des ordonnances de garde des enfants.

1.2 Accès et déconnexion

1.2.1 Gestion de compte et préférences

Un compte MyEducationBC est créé pour chaque utilisateur qui a un droit d’accès, selon la politique du conseil scolaire.

Lors de la première connexion, une fenêtre vous demandant de changer votre mot de passe apparait immédiatement.

Pour faire votre première connexion:

  1. Allez à https://www.myeducation.gov.bc.ca/aspen/logon.do
  2. Entrez votre nom d’utilisateur MyEdBC dans le champ Login ID
  3. Entrez votre mot de passe MyEdBC dans le champ Password
    01_Login_page.jpg
  4. Cliquez sur Log On
  5. À noter que si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le récupérer en cliquant sur « I forgot my password ». (Voir point 8. plus bas)
  6. Une fenêtre vous demandera ensuite de changer votre mot de passe. Vous devez bien suivre les exigences demandées à la création de celui-ci depuis le cadre en haut de cette fenêtre :
    02_Password_change_page03_Password_change_page

    1. Au minimum 8 caractères
    2. Au minimum un chiffre
    3. Au minimum une lettre capitale et une lettre minuscule
    4. Doit contenir un symbole qui n’est pas un chiffre ou une lettre
  7. Cliquez sur OK
  8. Vous devrez ensuite choisir une question de sécurité avant de pouvoir être connecté au site. Ces informations sont nécessaires afin de pouvoir utiliser l’option « I forgot my password » à la fenêtre de connexion:
    04_security_preferences05_security_preferences
  9. Pour définir les préférences de langue, changer vos paramètres de sécurité et définir vos autres préférences, cliquez sous votre nom en haut à droite de l’écran, puis sur préférences.  Notez que vos choix de préférences dépendent de votre rôle (secrétaire, administrateur ou enseignant) ET de l’espace que vous choisissez (Staff ou School) pour les secrétaires et administrateurs  :
    06_preferences07_preferences_general
  10. Depuis l’onglet Sécurité, vous pouvez changer votre adresse courriel, et si vous le désirez, votre question de sécurité et sa réponse associée.08_preferences_securité
  11. Le Cahier de notes n’apparait que pour les enseignants et administrateurs. Sous cet onglet, vous pouvez définir vos préférences de vues pour la page du cahier de notes (Gradebook).
    09_preferences_gradebook

1.3 Navigation

1.3.1 Configuration du navigateur internet

Très important: Dans MyEducationBC, vous avez la possibilité de générer des rapports,  d’avoir un aperçu de vos bulletins, ou encore de créer vos propres listes d’information. Ces documents apparaîtront sous forme de fenêtres « pop-up / fenêtres surgissantes ». Si votre navigateur internet (Firefox / Chrome) bloque les fenêtres surgissantes par défaut, il vous sera impossible de visualiser ces données correctement (Nous vous conseillons de ne pas utiliser Safari avec MyEducationBC).

**Si vous utilisez un Ipad pour MyEducation BC, le navigateur par défaut est Safari qui bloque toutes les fenêtres pop-up. Pour les débloquer sur un Ipad, veuillez aller sous Réglages>Safari, et désactivez « bloquer les fenêtres intruses« .**

 

Voici comment désactiver les pop-up pour Google Chrome et Firefox:

  • Google Chrome: Une fenêtre apparaîtra avec une petite croix sur le coin en haut à droite. Cliquez sur cette fenêtre, puis choisissez d’autoriser les fenêtres surgissantes du site MyEducation.gov.bc.ca.

Google_popup

Google_popup2

  • Firefox: Si vous utilisez Firefox, une nouvelle fenêtre s’affichera avec un bouton « Préférences« . En cliquant sur ce bouton, un menu apparaîtra. Choisissez « Autoriser les popups pour MyEducation.gov.bc.ca« 

firefox1

Firefox2

 

IMPORTANT:  La plateforme de MyEducationBC est mise à jour régulièrement. Si vous avez des problèmes d’affichage dans l’écran de MyEducationBC, veuillez vider le cache de votre navigateur en supprimant les données contenues dans la mémoire cache de votre ordinateur.  Ceci permettra de vider la mémoire temporaire dans laquelle votre navigateur conserve localement les renseignements consultés durant une session et cela règlera les problèmes d’affichage.

Vider le cache dans Chrome

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Vider le cache dans Firefox 

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1.3.2 Principes de navigation

Les onglets supérieurs représentent les fonctions de MyEducationBC. Celles-ci diffèrent en fonction des accès de l’utilisateur.  Lorsque vous cliquez sur un onglet, celui-ci est mis en évidence par sa couleur ce qui vous permet de voir à quel endroit vous vous situez dans l’application.

L’onglet latéral fournit des détails supplémentaires en rapport avec l’onglet supérieur. Vous pouvez également avoir un sous-onglet supérieur disponible.

navigation_1a

L’onglet latéral peut aussi contenir un sous-onglet aussi appelé « Feuille ».

navigation_2a

Le menu déroulant vous permet de naviguer aisément entre les différentes pages contenant les données.

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La barre de navigation peut être utilisée afin de naviguer à travers les différentes saisies de données.  Par exemple, si l’utilisateur se trouve dans l’onglet supérieur Etudiant > Détails de l’onglet latéral, un seul étudiant sera alors affiché. L’utilisateur peut donc:

  • Utiliser la loupe navigation_5 depuis la barre de navigation afin de chercher un nouvel étudiant sans avoir à retourner dans la liste originale.
  • Utiliser les flèches afin de naviguer d’un étudiant à l’autre.
  • Utiliser les flèches avec une barre verticale afin d’aller directement au premier ou dernier étudiant de la liste.

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Chaque page comprend le menu suivant qui donne accès à différents choix dépendant de l’onglet supérieur dans lequel vous vous trouvez.

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1.4 Les filtres

1.4.1 Principe général : filtres

Les filtres permettent à l’utilisateur d’affiner ses recherches en fonction du résultat voulu. Vous pouvez masquer un filtre qui ne vous semble plus (ou pas) nécessaire. Vous pouvez également créer vos propres filtres, et gérer leur ordre d’apparence dans la liste.

Les filtres sont dynamiques, c’est-à-dire qu’ils afficheront toujours les dernières données à jour.  Important: si vous décidez de sauvegarder un Snapshot comme filtre, ce filtre ne sera pas dynamique.

filtre_1

 

1.4.2 Gestion des filtres

Les filtres de base qui apparaissent dans la liste ont été créés au niveau « Entreprise » ou au niveau du « District ».  Vous pouvez aussi créér vos propres filtres et les partager au niveau de l’école.  Pour gérer les filtres :

    1. Cliquez sur « Gérer filtres »

filtre_3
filtre_2

  1. Vous voyez apparaitre entre crochet les noms suivants:
    1. Système: Ces filtres proviennent du cœur de l’application. Ils peuvent être cachés ou déplacés en haut ou en bas dans la liste, mais ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
    2. Entreprise: Ces filtres ont été créés au niveau Entreprise et apparaissent pour tous les districts et écoles. Ils peuvent être cachés ou déplacés en haut ou en bas dans la liste, mais ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
    3. District: Ces filtres ont été créés au niveau du District. Ils peuvent être cachés ou déplacés en haut ou en bas dans la liste, mais ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
    4. Ecole: Ces filtres ont été créés par un utilisateur de votre école et sont visibles par tous les utilisateurs de votre école.
    5. Utilisateur: Ces filtres ont été créés par un utilisateur individuel. Ils ne sont visibles que par la personne les ayant créé, et ils ne peuvent être modifiés ou supprimés que par cette même personne.

Un utilisateur peut choisir d’avoir le filtre qu’il utilise le plus souvent comme défaut en le déplaçant en haut de la liste. Pour ce faire, une fois dans « Gérer les filtres », utilisez les boutons « Haut » et « Bas » afin de déplacer le filtre en haut de la liste, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également choisir de masquer un filtre. Pour ce faire, une fois dans « Gérer les filtres », utilisez le bouton « Afficher/Masquer », puis cliquez sur Enregistrer.

Afin de créer un nouveau filtre, depuis « Gérer les filtres », cliquez sur « Nouveau ». Vous pouvez voir les options suivantes:

  1. Type de filtre: Ceci permet à un filtre d’être créé à partir d’une requête ou d’un cliché.
  2. Propriétaire: Permet de déterminer qui sera le propriétaire du filtre – l’usager ou l’école.
  3. Nom: Nommez votre filtre.
  4. Cliquez sur OK

Vous pouvez également modifier ce filtre par la suite en cliquant sur « Modifier » depuis « Gérer les filtres ».  En cliquant sur « Supprimer » vous effacerez définitivement ce filtre.

Si vous désirez modifier un filtre Système, Entreprise ou District, sélectionnez le filtre en question et cliquez sur copier, vous pourrez ainsi faire les changements ou ajouts nécessaires et le sauvegarder comme nouveau filtre personnalisé que vous pourrez modifier à votre guise.

1.5 Visibilité des champs

1.5.1 Principe général : Ensemble de champs / Field set menu

L’utilisateur peut afficher différentes colonnes d’informations en sélectionnant un ensemble de champs depuis le menu.

Les champs de visibilité peuvent être très utiles pour afficher des informations régulièrement utilisées par l’utilisateur, et ainsi pouvoir les extraire pour les analyser.

champs_1

1.5.2 Gestion du menu « Ensemble de champs / field set »

Les ensembles de champs qui apparaissent dans la liste ont été créés au niveau « Entreprise » ou au niveau du « District ».  Vous pouvez aussi créér vos propres ensembles de champs et les partager avec votre école.

    1. Cliquez sur « ensembles de champs ».
    2. Puis sur « Gérer ensembles de champs ».

champs_2

  1. Vous voyez apparaitre entre crochet les noms suivants :
      • Entreprise: Ces ensembles de champs ont été créés au niveau Entreprise et apparaissent pour tout les districts et écoles. Ils peuvent être cachés ou déplacés en haut ou en bas dans la liste, mais ne peuvent être supprimés.
      • District: Ces ensembles de champs ont été créés au niveau au niveau District. Ils peuvent être cachés ou déplacés en haut ou en bas dans la liste, mais ne peuvent être supprimés.
      • Ecole: Ces ensembles de champs ont été créés soit par un utilisateur de l’école et sont visibles par tous les utilisateurs au niveau école.
      • Utilisateur: Ces ensembles de champs ont été créés par un utilisateur individuel.  Ils sont visibles uniquement par la personne les ayant créé, et ne peuvent être modifiés ou supprimés que par cette même personne.

    champs_3

  2. Un utilisateur peut choisir d’avoir un ensemble de champs qu’il utilise le plus souvent comme défaut en le déplaçant tout en haut de la liste.  Pour ce faire, une fois dans « Gérer ensembles de champs », utilisez les boutons « Haut » et « Bas » afin de les déplacer, puis cliquez sur Enregistrer.
  3. Vous pouvez également choisir de masquer un champ. Pour ce faire, une fois dans « Gérer ensembles de champs », utilisez le bouton « Afficher/Masquer », puis cliquez sur Enregistrer.
  4. Afin de créer un nouvel ensemble de champs, depuis « Gérer ensembles de champs », cliquez sur « Nouveau ». Vous pouvez voir ensuite les options suivantes:
    1. Nom: Vous pouvez donner un nom à votre ensemble de champs correspondant à son utilité.
    2. Propriétaire: Permet de déterminer qui sera le propriétaire de cet ensemble de champs suivant ses droits.

    Ajoutez ou supprimez ensuite les différents champs que vous voulez. Dans la colonne de gauche se trouvent les champs disponibles, et dans celle de droite, ceux que vous avez sélectionné.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également modifier ces ensembles de champs en cliquant sur « Modifier » toujours depuis « Gérer ensembles de champs ».

En cliquant sur « Supprimer » il sera définitivement effacé.

1.5.3 Exemple: Créer une ou des liste(s) d’information(s) en utilisant Excel

Impression d’une liste d’élèves à partir des colonnes d’informations.

Vous pouvez afficher des listes d’élèves suivant les différentes colonnes d’informations en cliquant sur l’icône représentant une imprimante, dans le coin en haut à droite.

listes_1

Vous pouvez choisir ensuite «Web Page (HTML)», ceci vous affichera une liste au format HTML que vous pourrez imprimer.

listes_2

Voici un exemple de liste:

Capture d’écran 2015-11-24 à 11.12.22

Vous pouvez également choisir «CSV», ceci vous générera un fichier «.csv» que vous pourrez convertir en colonnes à partir de Excel en suivant la procédure suivante:

  • Choisir «CSV»

listes_3

  • Une fois le fichier «.csv» téléchargé, ouvrez un nouveau classeur dans Excel
  • Cliquez sur Fichier > Importer et allez chercher le fichier .csv .

1_import

  • Fichier CSV doit être coché, cliquez ensuite sur « importer » .

2_csvimport

  • Choisissez « Délimité » puis « Suivant » .

3_delimit

  • Cochez uniquement « Virgule » comme sur la photo d’écran ci-dessous, puis terminez la procédure en cliquant sur « Fin » .

4_finish

 

Ceci vous permettra de mettre en forme le fichier « .CSV » qui était composé à l’origine, uniquement de données avec des virgules.

1.5.4 Exemple: Comment créer des étiquettes en utilisant les données de MyEdBC vers Word

 

Vous pouvez utiliser la fonction « étiquettes » de Word en utilisant les données de MyEducationBC. Voici la procédure à suivre:

  • Depuis la « vue école » , allez dans l’onglet principal « Etudiant / Student » et choisissez le champ « Adresses etiquettes » .

etiquettes-1

listes_3

  • Une fois que vous avez les informations nécessaires (nom, adresse, ville…), sauvegardez ce fichier en temps que classeur Excel.

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4_save as name

  • Ouvrez un nouveau document Word, puis cliquez sur « Publipostage » > « Démarrer le publipostage » > « Étiquettes » .

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  • Depuis la nouvelle fenêtre, choisissez le type d’étiquettes souhaité : 5161 pour 20 étiquettes par page, 5162 pour 14 étiquettes par page et 5960 pour 30 étiquettes par page. Cliquez sur « OK » .

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  • Une nouveau fichier de gabarit d’étiquettes s’ouvrira, cliquez sur « Sélectionner des destinataires » > « utiliser une liste existante« 

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  • Depuis la fenêtre Finder, choisissez le fichier de données  que vous avez créé dans excel et cliquez sur « Ouvrir« .  Une fenêtre d’avertissement de Microsoft Word s’ouvrira, cliquez sur « Oui« , puis sur « OK » dans la fenêtre suivante.

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  • Cliquez ensuite sur « Insérer un champ de fusion » puis insérez les champs un à un en laissant un espace entre les champs « UsualFirst » et « UsualLast« 

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  • Cliquez ensuite sur l’icône « Mettre à jour les étiquettes » pour que les champs se propagent dans les autres cellules.

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  • Afin de terminer la procédure,  cliquez sur l’icône « Terminer et fusionner » et choisissez « Modifier des documents individuels » pour obtenir votre fichier d’étiquettes. Vous pourrez ensuite les imprimer.

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1.6 Snapshots

1.6.1 Création d’un Snapshot

Contrairement aux filtres, les snapshots ne sont pas dynamiques.
Si des données appartenant à un snapshot ont été modifiées ultérieurement, ces modifications ne seront pas prises en compte dans le snapshot existant. Les snapshots ou « clichés » permettent de faire une capture statique d’un certain nombre d’entrées.

  • Depuis l’affichage Ecole, cliquez sur l’onglet supérieur Étudiant.
    Sélectionnez les données qui seront incluses dans le snapshot.
  • Dans le menu Options, cliquez sur Afficher la sélection.
  • Depuis le menu Options, sélectionnez Clichés
  • Depuis la fenêtre, cliquez sur Nouveau :

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  • Name: Donne un nom au snapshot correspondant à la nature des données.
  • Propriétaire: Détermine qui pourra voir le snapshot. Ceci dépend des différents droits attribués au créateur.
  • Enregistrer en tant que filtre: Si cette option est sélectionnée, le snapshot apparaitra dans les filtres. Ceci n’est pas recommandé parce que contrairement aux filtres, ce snapshot devenu filtre ne sera pas dynamique mais statique.
  • Déplacer au début de ma liste: Ceci fait apparaitre le snapshot au début de la liste.
  • Vous pouvez ensuite enregistrer votre snapshot, soit avec les données de votre liste, ou bien vous pouvez aussi le combiner avec un second snapshot.

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