9. Notes / évaluations

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9.1 Vue école – Gestion des notes

9.1.1 Principe général : notes

Dans le cas d’une absence l’administration de l’école peut entrer ou modifier les notes à la place d’un enseignant en utilisant les étapes suivantes.

Les changements manuels aux notes d’un étudiant, apparaîtront avec un point d’exclamation bleu à coté d’eux.

Cela indique aux enseignants que l’administration de l’école a modifiée ou effectuée une entrée d’une ou plusieurs notes.

 


Vidéo disponible pour cet article :

9.1.2 Entrer des notes
  1. Depuis le School view, cliquez sur l’onglet principal « Notes » en haut.
  2. Sélectionnez la classe en cochant la case à coté du cours et cliquer sur le sous-onglet Grille de saisie, ou bien sur le lien hyper-texte du cours.
  3. Entrez les notes, les habitudes de travail ou bien faire des commentaires. Les données sont automatiquement sauvegardées.

aide: Vous pouvez utiliser le menu Options qui vous montre les différents raccourcis clavier.

9.1.3 Publier les notes

Une fois que toutes les notes sont entrées, elles doivent être publiées afin de créer une transcription pour les élèves.
Ceci devient le bulletin officiel pour les étudiants.

Les notes peuvent être publiées soit par classe individuelle, ou pour toutes les classes.

9.1.4 Afficher les notes par classe individuelle
  1. Dans le School view, sélectionnez l’onglet « Notes« 
  2. Sélectionnez la classe en cochant la case puis en choisissant « Grille de saisie » ou bien cliquer sur le lien hyper-texte bleu du cours.
  3. Confirmez que la note est saisie.
  4. Depuis le menu Options, choisissez « Publier les notes« 
  5. Sélectionnez le Grade Term approprié
  6. Laissez « Grades to post » par défaut et cliquez OK
9.1.5 Publier les notes pour toutes les classes
  1. Dans le School view, cliquer sur l’onglet principal « Notes »
  2. Choisir l’onglet latéral Saisie de notes
  3. Dans le menu Options, sélectionner « Publier les notes »
  4. Choisir le « Grade term » approprié
  5. Laisser « Grades to post » par défaut
  6. Depuis la section « Post for … », choisir toutes les classes puis OK
9.1.6 Vérifier les cours sans notes

Voici les étapes pour qu’une Direction d’école puisse vérifier si les notes ont été entrées dans les différentes matières:

  1. Dans la Vue École (School View), cliquez sur l’onglet principal « Notes (Grades) »;
  2. Choisissez l’onglet latéral « Relevés des notes (Transcripts) »;
  3. Dans le menu, cliquez sur l’icône dictionnaire et choisissez « Tous (All) »;
    notes
  4. Utilisez le filtre « Cours sans cote finale »;
    filtre
  5. Si vous désirez exporter les données affichées sur un rapport en formal Excel, cliquez sur l’icône imprimante, choisissez CSV et suivez les étapes de la section 1.5.3. sur http://techno.csf.bc.ca/myeducationbc/informations-generales/ pour convertir le rapport en fichier Excel.
    csv

9.2 Vue enseignant – Gestion des notes

9.2.1 Principe général : bulletins

Il y a deux manières d’entrer les notes pour un bulletin :

  • Entrer un term grade directement dans l’écran
  • Publier les notes depuis « Teachers-created Categories and Assignments »

Vidéo disponible pour cet article :

9.2.2 Entrer un bulletin de notes directement dans l’écran des bulletins de notes
  1. Depuis l’onglet principal « Pages », cliquer sur à côté de de la classe pour les entrées de notes. Ceci vous mène à l’onglet principal Cahier de notes et le sous-onglet Résultats
  2. Dans le champ de la colonne des notes, choisir « Post Columns – Term »
  3. Dans le champ « Term », choisir le Term approprié suivant les notes que vous entrez.
  4. Rentrer les notes, les habitudes de travail et des commentaires si besoin.

    aide: Vous pouvez utiliser le menu Options qui vous montre les différents raccourcis clavier.

  5. Une fois les données inscrites, Cliquer sur le bouton « Publier notes ». Ceci va créer l’enregistrement des notes qui apparaîtront sur le bulletin.
  6. Utiliser le menu déroulant « Classe » afin de choisir la classe suivante
  7. Répéter la procédure jusqu’à ce que les notes soient entrées pour toutes les classes.

9.2.3 Publier les notes depuis Teachers-created Categories and Assignments
  1. Depuis l’onglet principal « Pages », cliquer sur l’icône . Ceci vous emmène dans la section Cahier de notes > Résultats.
  2. Dans le menu « Options », choisir Update post columns.
  3. Dans l’étape 1 de l’assistant, choisir le Grade Term approprié.
  4. Cliquer sur « Suivant »
  5. dans l’étape 2, choisir le menu déroulant afin de sélectionner le niveau correspondant au bulletin de notes puis « Suivant »
  6. Dans l’étape 3 de l’assistant, vérifier que le bon grade term et grade sont sélectionnés
  7. Une fois les informations remplies, cliquer sur « Publier notes ». Ceci va créer l’enregistrement des notes de l’élève qui va apparaitre sur le bulletin de notes.
  8. Utiliser ensuite le menu déroulant « Classe » afin de choisir la prochaine classe.
  9. Répéter l’opération pour toutes les classes.

Vidéo disponible pour cet article :

9.2.4. L’auto-évaluation de l’élève M à 9è

Voici un document pdf concernant l’auto-évaluation de l’élève Maternelle à 9è année

autoeval_élève

9.3 Gradebook – Gestion des notes

9.3.1 Configuration : Gradebook

Afin de configurer GradeBook pour MyEducationBC, vous devez vous rendre dans les Préférences situées dans le coin en haut à droite puis sélectionner l’onglet « Cahier de notes ».
L’image ci-dessous montre les paramètres fonctionnant pour les écoles :

 

9.3.2 Entrer les notes pour les élèves

Aller dans le Cahier de notes > Sélectionner classe, depuis la liste de classe > onglet latéral Résultats

Noter les informations et les icônes de couleur jaune depuis l’entête.

Entrer les résultats des élèves dans la colonne Gradebook.

Vous pouvez utiliser les raccourcis suivants:

  • Control + D – Remplit toutes les cellules avec le même score
  • Control + K – Efface le dernier changement
  • Control + E – Exempt une note du calcule de la moyenne
  • Control + N – Peut ajouter une note uniquement visible par l’enseignant. Les notes sont créés depuis le menu Outils
  • Control + M – Peut ajouter une note uniquement visible par l’enseignant. A noter que les résultats doivent être entrés dans les cellules avant de pouvoir utiliser cette option.

 

Special codes – Les codes spéciaux agissent sur la note entrée dans la cellule. Les codes spéciaux sont créés à partir de l’onglet outils. Afin d’utiliser les codes spéciaux dans le Cahier de notes, le code est tapé directement dans la cellule. Il n’y a pas de raccourcis spécifiques pour ces codes.

9.3.3 Accéder aux résultats depuis l’onglet Pages

La fenêtre de résultat peut être accédée rapidement depuis l’onglet principal « Pages ». Dans le Teacher Classes Widget, sélectionner les cours et cliquer sur l’icône .

9.3.4 Publier les notes

Il y a deux manières d’entrer les notes pour le bulletin:

  1. Entrer le Term Grade directement depuis l’écran Term Grade pour les bulletins.
  2. Publier les notes depuis Teacher-created categories and assignments.

 

Entrer le Term Grade directement vers l’écran Term Grade pour les bulletins.

  1. Depuis l’onglet « Pages », cliquer sur l’icône à coté de classe, pour les entrées de notes.
    Ceci vous mène vers l’onglet principal « Cahier de note > Résultats »
  2. Depuis le champ de la colonne « Notes », choisir Post Columns – Term.
  3. Dans le champ Term, choisir le Term approprié pour lequel les notes seront entrées.
  4. Entrer les notes, les habitudes de travail et commentaires. Les données sont automatiquement sauvegardées.
    Les commentaires peuvent être entrés manuellement après avoir cliqué sur l’icône « notepad ». En cliquant sur le triangle noir à droite de la fenêtre, vous accédez ensuite à une nouvelle page pour les commentaires.
  5. Le menu Options permet les actions suivantes:
    • Lookup (Ctrl + L)
    • Fill-Down Values (Ctrl + D)
    • Revert Current Cell (Ctrl + K)

     

    Pour les « transcripts definitions », avec un calcul, un bouton « Update » apparaitra dans le champ de la colonne lors de la saisie finale des cours. En cliquant sur le bouton « Update » ceci va remplir le « Final grade » selon le calcul du « transcript definition ».

  6. Lorsque l’entréee de données est terminée, cliquer sur le bouton « Publier les notes ». Cette procédure créé l’enregistrement des notes pour l’élève qui apparaitra sur le bulletin de notes.
  7. Utiliser le menu déroulant « Classe » pour aller à la prochaine classe.

 

Publier les notes depuis Teacher-created categories and assignments.

  • Depuis l’onglet principal « Pages », cliquer sur l’icône , Ceci vous mène vers l’onglet principal « Cahier de note > Résultats »
  • Dans le menu Options, sélectionner Update Post Columns
  • Lors de l’étape 1 de l’assistant Update Post Columns, utiliser le menu déroulant afin de sélectionner le Grade Term approprié.
  • Cliquer sur Suivant
  • Dans l’étape 2 de l’assistant, utiliser le menu déroulant afin de choisir le grade approprié, puis Suivant
  • À l’étape 3 de l’assistant, vous devez confirmer que vous avez sélectionné le bon Grade Term et Grade. Cliquer ensuite sur Terminer.

  • Ceci vous mènes à l’onglet Résultats.
  • Lorsque les données sont complétées, cliquer sur « Publier notes »
  • Utiliser le menu déroulant Classe afin de voir la prochaine classe.
  • Répéter ce procédé pour toutes les notes de toutes les classes.

 

9.4 Evaluations d’obtention du diplôme

9.4.1 Introduction et définitions

Le 2018 Graduation Program exige que les élèves complètent les évaluations de Numéracie et de Littéracie. Ces évaluations d’obtention du diplôme ne sont reliées à aucun cours spécifique ou niveau scolaire et elles ne donnent pas des « crédits » pour graduer.

Il y a cinq types d’évaluations provinciales. Dans le cas de notre Conseil scolaire, seules les évaluations NMF, LTE et LTP seront utilisées.

Pour l’année scolaire 2017-2018, seules les évaluations de Numéracie sont disponibles. Les évaluations de Littéracie seront disponibles à partir de l’année scolaire 2018-2019.

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9.4.2 Inscription à l’évaluation

L’inscription à l’évaluation peut être faite pour un seul élève ou pour une sélection d’élèves. Seule l’école principale peut créer des dossiers d’évaluation pour les élèves.

Inscrire plusieurs élèves à l’évaluation

L’écran Assessment Entry permet d’ajouter des entrées d’évaluation. L’écran Historique d’évaluation/Assessment History indique où toutes les mises à jour et les révisions des évaluations des élèves doivent avoir lieu.

Dans la vue École/School view, cliquez sur l’onglet principal Evaluation/Assessment, puis sur l’onglet latéral Student Assessment.

  1. Dans la case, cliquez sur la loupe pour choisir la Définition d’évaluation/Assessment Definition approprié.
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  2. Allez ensuite sur l’onglet latéral Assessment Entry et choisissez l’élève ou les élèves en cliquant sur ‘Select’. Les options disponibles pour la sélection sont: Course, Section, Classe-foyer, Niveau, Groupe, Requête, cliché ou Sélection. Pour chaque élève dans la sélection choisie, tous les enregistrements d’évaluation existants pour cette définition d’évaluation apparaissent. Sinon, un enregistrement d’évaluation vierge est présenté pour la saisie de données.
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  3. Entrez la date à laquelle les élèves écriront les évaluations.
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  4. Faites un CTRL D pour un Fill –down (remplir les mêmes valeurs) vers le bas pour que la date se propage dans le champ pour tous les élèves choisis. Notez que le Fill-down supprimera toute valeur déjà entrée dans la colonne. Dépendant du nombre d’élèves que vous inscrivez, il se peut que votre sélection s’étende sur plusieurs pages et il faudra que vous remplissiez la colonne de la date sur chaque page.
  5. Le nom de l’école s’inscrira automatiquement dans le champ School>Name avec le nom de l’école principale de l’élève. Le nom de l’école peut être changé pour refléter le lieu où les élèves prendront l’évaluation, si c’est dans le même district.
  6. Veuillez suivre les procédures régulière d’extraction TRAX telles que décrites dans la section 9.6.1 de ce document.

 

9.4.3 Reprendre l’évaluation

Les élèves peuvent reprendre l’évaluation pour un maximum de trois essais. Pour ajouter une date supplémentaire, allez sous l’onglet principal Évaluation/Assessment puis sur l’onglet latéral Student Asssessment>Assessment Entry

  1. Cliquez sur la loupe pour choisir le Assessment Definition approprié.
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  2. Cliquez sur le symbole + à droite de la colonne du PEN. Une nouvelle rangée s’affichera où vous pourrez entrer la date de l’examen.assessment#10
9.4.4 Historique et modifications

Les dossiers d’évaluation des élèves peuvent être révisés et mis à jour pour un seul élève ou pour un groupe d’élèves.

Historique des évaluations

Pour vérifier toutes les données pour une définition d’évaluation spécifique, allez sous l’onglet supérieur Évaluation/Assessment et sous l’onglet latéral Student Assessments.

  1. Sélectionnez choisir la Définition d’évaluation/Assessment Definition approprié. Toutes les entrées d’évaluation des élèves pour cette évaluation seront affichées.
  2. Gérez vos ensembles de champs et sélectionnez «Champs par défaut (NMF)» pour voir tous les champs de données applicables à la définition «Numéracie».
  3. Utilisez vos filtres pour sélectionner les étudiants à afficher

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9.4.5 Supprimer une entrée d’évaluation

Parfois, il peut être nécessaire de supprimer une entrée d’évaluation de cet écran s’il a été créé par erreur. Toutes les autres suppressions doivent être gérées dans l’écran Historique d’évaluation. NOTE : NE METTEZ NI À JOUR NI SUPPRIMEZ une entrée d’évaluation qui a déjà une note dans le champ Result ou Special.

  1. Dans l’écran Historique d’évaluation/Assessment History, choisissez la Définition d’évaluation/Assessment définition appropriée. Tous les élèves ayant une entrée d’évaluation pour la définition de l’évaluation seront affichés.
  2. Cliquez dans la case à côté du nom de l’élève pour l’entrée que vous voulez supprimer.assessment#4
  3. Cliquez sur Options> Supprimer.
9.4.6 Entrées d’évaluation pour un seul élève

Les entrées d’évaluation pour un seul élève peuvent être consultés en allant à l’onglet supérieur Etudiant/Student et à l’onglet latéral Evaluations/Assessment .

  1. Sélectionnez la Définition d’évaluation/Assessment definition que vous voulez. Toutes les entrées d’évaluation de l’étudiant pour la définition d’évaluation choisie seront affichées. Si vous ne sélectionnez pas de définition d’évaluation, TOUTES les entrées d’évaluation de l’étudiant s’afficheront, mais vous ne pourrez pas sélectionner l’ensemble de champs pour afficher les champs d’évaluation de l’obtention du diplôme (Default Fields (NMF))
  2. Allez sous Gérez ensembles de champs et sélectionnez Default Fields (NMF) pour voir tous les champs de données applicables à la définition de calcul.
    Assessment#5
9.4.7 Ajouter une entrée d’évaluation pour un seul élève
  1. Sous l’onglet latéral Évaluations/Assessments de l’élève, sélectionnez une définition d’évaluation pour pouvoir ajouter une entrée d’évaluation.
  2. Cliquez sous Options> Ajouter.
  3. Sélectionnez le modèle Graduation Assessments pour obtenir les champs appropriés.assessment#6
  4. Entrez la date à laquelle l’élève fera son évaluation.
  5. Sauvegardez et le nom de l’école s’affichera automatiquement.
  6. Entrez le résultat de l’évaluation provinciale si disponible.

9.5 TRAX

9.5.1 Procédure TRAX

Il est obligatoire d’être dans la VUE École / School VIEW afin de pouvoir travailler sur les TRAX.

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9.5.2 Supprimer les transcripts obsolètes

Du fait que les étudiants peuvent être inscrits dans différentes écoles avant la fin de leurs examens, les enregistrements de transcripts peuvent avoir été créés comme « Term grades » ou bien « Course dates » , et sont publiés dans les cours de l’étudiant. Si l’élève quitte ou change d’établissement avant la fin des examens, un enregistrement du transcript vide se produit dans l’historique des cours de l’élève.

Afin d’effacer ces enregistrements:

  • Depuis la vue école, cliquer sur l’onglet principal « Note » .
  • Cliquer ensuite l’onglet latéral « Relevé de notes » Choisir l’option « Tous » , depuis l’icône Dictionnaire
  • Choisir le filtre: « No Student Schedule Equivalent » depuis l’icône Filtres
  • Dans la nouvelle fenêtre, choisir l’année scolaire à l’année actuelle (2016) et baser la recherche sur « Final Mark is Empty » .
  • Vérifier les résultats enfin de déterminer si ceux-ci doivent être supprimés.
  • Cocher la case à côté du résultat devant être supprimé puis, Options > Supprimer.
9.5.3 Ajouter manuellement un historique de relevé de notes à un étudiant

Un historique de relevé de notes pourrait avoir besoin d’être ajouté pour un élève enregistré dans une école hors B.C ou bien, pour un étudiant qui vient d’une école n’utilisant pas MyEducationBC.

Ajouter un historique de cours pour un étudiant demande à ce que l’historique de cours qui a été converti a bien son ‘transcript definition » concordant avec ces mêmes cours.

Ajouter un historique de relevé de notes pour un élève:

  • Depuis la vue École, cliquer sur l’onglet « Étudiant » .
  • Cliquer sur l’onglet latéral « Relevé de notes » .
  • Depuis le menu « Options » , choisir « Ajouter » . Un écran de relevé de notes vierge apparaitra.
  • Cliquer sur l’icône représentant une loupe correspondant au champs « Year ID » . Sélectionner l’année pour laquelle l’élève a complété son cours.
  • Cliquer sur l’icône représentant une loupe dans le champs « School > Name » , puis choisir l’école, car celle-ci determine que l’élève recevra les crédits pour le cours.
  • Cliquer sur l’icône représentant une loupe dans le champs « Number » et choisir les cours depuis la liste.
  • Remplir le champs « Final Mark » .
  • Remplir le champs « Credit » avec la valeur correspondant aux crédits.
  • Activer l’option « Override » si nécessaire.

Capture d’écran 2015-11-02 à 11.27.08

  • Remplir ensuite le champs « Course End Date » .
  • Si le cours est un examen provincial, dans le cas ou l’élève n’a pas complété l’examen, utiliser le champs « TRAX Override » afin de choisir la raison appropriée, puis sauvegarder.
  • Dans le cas ou l’élève a complété son examen, laisser le champs « TRAX Override » vide puis cliquer sur « Sauvegarder« .
  • Depuis l’onglet latéral « Relevé de notes » , faire « Options » puis lancer « Course exam Synchronization Procedure » afin de créer un enregistrement associé.
  • Aller ensuite dans « Assessments » puis cliquer sur la loupe afin de choisir « Provincial Exam »  depuis la liste.
  • Vous pouvez aller ensuite dans « Options » et lancer « Blended Marks To Transcript » afin de compléter automatiquement les champs.
9.5.4 Synchronisation des cours à examens pour tous les élèves
  • Depuis la vue École, cliquer sur l’onglet principal « Etudiant »
  • Dans le menu « Options », choisir « Course Exam Synchronize Procedure »
  • Cliquer sur « Run » afin de complèter le processus.
9.5.5 Créer des « assessment records » pour tous les élèves

Les étudiants ayant des cours à examens dans leur emploi du temps ou bien dans leurs transcripts, requièrent une évaluation (Provincial exam record) pour ce ou ces cours. La procédure de synchronisation devrait être utilisée afin de créer des enregistrements en s’assurant que le champs est correctement rempli pour ce cours.

Il y a deux choses à noter lorsque la procédure se déroule:

  • Si la procédure a été faite avant que les notes n’aient été publiés depuis l’onglet « Saisie de notes » , les dates d’examens pourront  être complétées en fonction de la date de fin du cours. (Exemple, le cours du 1er semestre aura un examen en janvier).

Si la procédure a été faite après que les notes aient été postées, l’évaluation sera créée avec une date de session vide. Afin d’éviter cela:

  • Aller à l’onglet principal « Notes » puis cliquer sur l’onglet latéral « Relevé de notes » .
  • Choisir l’option « Tous » depuis l’icône  Dictionnaire. Laisser le filtre sur « Current Year » .
  • Cliquer sur l’icône des champs de visibilité à côté des filtres et choisir « Active Dates » .
  • Cliquer sur la colonne correspondant à « Course EndDate » afin de trier les transcripts actuels n’ayant pas de date de fin.

Cette procédure supprimera également les enregistrements d’évaluations obsolètes pour un étudiant n’étant plus lié à un cours à examen.

9.5.6 Créer un « Assessment record » pour un seul élève

 

Si un élève arrive durant l’année scolaire, vous pouvez créer un « Assessment record » pour lui uniquement.

  • Depuis la vue École, cliquer sur l’onglet « Etudiant » .
  • Cliquer sur l’onglet latéral: Emploi du temps > Espace de travail
  • Depuis le menu « Options », choisir « Course exam Synchronize procedure » .
  • Cliquer sur « Run » .

Les dates de session d’examen seront complétées en fonction de la date de fin des cours (Voir tableau ci-dessous).

Capture d’écran 2015-10-28 à 15.26.50

Les cours n’ayant pas de note du ministère ou bien ayant un code « Q » n’auront pas de crédits.

9.6 Extraction TRAX

9.6.1 Procédure d’extraction TRAX

L’extraction des fichiers TRAX se présente en trois parties dans MyEducationBC. Les utilisateurs auront besoin d’avoir leur ordinateur configuré afin de pouvoir voir les extensions de fichiers.

  • Pour PC: Panneau de configuration > Options des dossiers > Décocher « masquer les extensions de fichier » .
  • Pour Mac: Finder > Préférences > Avancé > Décocher « Masquer les extensions de fichier » .

Procédure à suivre pour extraire les TRAX:

  • Depuis la vue École, cliquer sur l’onglet principal « Étudiant » .
  • Menu « Options » puis, « Exportation » . Vous devez exporter les fichiers suivants:
    • « BC TRAX Extract  – Course file »
    • « BC TRAX Extract – Demographic File »
    • « BC TRAX Extract – Exam ».
  • et cliquer sur « Run » après chaque export.
  • Les fichiers seront ensuite sauvegardés sur l’ordinateur.
  • Ces fichiers peuvent être lu au format « texte ». Une fois les corrections effectuées si besoin, enregistrer les fichiers comme ceci: SchoolID.DEM pour les fichiers Demographic, / SchoolID.CRS pour les fichiers de cours et / SchoolID.XAM  pour les fichiers des examens (Exemple: 09389444.XAM)