11. Personnel

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11. Personnel

1.1.1 Gestion de compte et préférences

Un compte MyEducationBC est créé pour chaque utilisateur qui a un droit d’accès, selon la politique du conseil scolaire.

Lors de la première connexion, une fenêtre vous demandant de changer votre mot de passe apparait immédiatement.

Pour faire votre première connexion:

  1. Allez à https://www.myeducation.gov.bc.ca/aspen/logon.do
  2. Entrez votre nom d’utilisateur MyEdBC dans le champ Login ID
  3. Entrez votre mot de passe MyEdBC dans le champ Password
    01_Login_page.jpg
  4. Cliquez sur Log On
  5. À noter que si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le récupérer en cliquant sur « I forgot my password ». (Voir point 8. plus bas)
  6. Une fenêtre vous demandera ensuite de changer votre mot de passe. Vous devez bien suivre les exigences demandées à la création de celui-ci depuis le cadre en haut de cette fenêtre :
    02_Password_change_page03_Password_change_page

    1. Au minimum 8 caractères
    2. Au minimum un chiffre
    3. Au minimum une lettre capitale et une lettre minuscule
    4. Doit contenir un symbole qui n’est pas un chiffre ou une lettre
  7. Cliquez sur OK
  8. Vous devrez ensuite choisir une question de sécurité avant de pouvoir être connecté au site. Ces informations sont nécessaires afin de pouvoir utiliser l’option « I forgot my password » à la fenêtre de connexion:
    04_security_preferences05_security_preferences
  9. Pour définir les préférences de langue, changer vos paramètres de sécurité et définir vos autres préférences, cliquez sous votre nom en haut à droite de l’écran, puis sur préférences.  Notez que vos choix de préférences dépendent de votre rôle (secrétaire, administrateur ou enseignant) ET de l’espace que vous choisissez (Staff ou School) pour les secrétaires et administrateurs  :
    06_preferences07_preferences_general
  10. Depuis l’onglet Sécurité, vous pouvez changer votre adresse courriel, et si vous le désirez, votre question de sécurité et sa réponse associée.08_preferences_securité
  11. Le Cahier de notes n’apparait que pour les enseignants et administrateurs. Sous cet onglet, vous pouvez définir vos préférences de vues pour la page du cahier de notes (Gradebook).
    09_preferences_gradebook
1.2.1 Configuration du navigateur internet

Très important: Dans MyEducationBC, vous avez la possibilité de générer des rapports,  d’avoir un aperçu de vos bulletins, ou encore de créer vos propres listes d’information. Ces documents apparaîtront sous forme de fenêtres « pop-up / fenêtres surgissantes ». Si votre navigateur internet (Firefox / Chrome) bloque les fenêtres surgissantes par défaut, il vous sera impossible de visualiser ces données correctement (Nous vous conseillons de ne pas utiliser Safari avec MyEducationBC). Voici comment désactiver les pop-up pour Google Chrome et Firefox:

  • Google Chrome: Une fenêtre apparaîtra avec une petite croix sur le coin en haut à droite. Cliquez sur cette fenêtre, puis choisissez d’autoriser les fenêtres surgissantes du site MyEducation.gov.bc.ca.

Google_popup

Google_popup2

  • Firefox: Si vous utilisez Firefox, une nouvelle fenêtre s’affichera avec un bouton « Préférences« . En cliquant sur ce bouton, un menu apparaîtra. Choisissez « Autoriser les popups pour MyEducation.gov.bc.ca« 

firefox1

Firefox2

 

IMPORTANT:  Le 19 décembre 2016, la plateforme de MyEducationBC a été mise à jour à la version 5.6. Si vous avez des problèmes d’affichage dans l’écran de MyEducationBC, veuillez vider le cache de votre navigateur en supprimant les données contenues dans la mémoire cache de votre ordinateur.  Ceci permettra de vider la mémoire temporaire dans laquelle votre navigateur conserve localement les renseignements consultés durant une session et cela règlera les problèmes d’affichage.

Vider le cache dans Chrome

chrome

chromeeffacercache

Vider le cache dans Firefox 

firefox

 

supprcacheff

1.8.1 Gestion des préférences

Vous pouvez voir l’option Définir des préférences dans le coin en haut à droite.

Plusieurs préférences comme la langue et le délai de sauvegarde peuvent être définies à partir de l’onglet Général.

Vous pouvez aussi entrer les informations nécessaires à la récupération de votre mot de passe sous l’onglet Sécurité (votre adresse courriel et qu’une question de sécurité et sa réponse associée).  Ces informations sont nécessaires pour utiliser l’option « I forgot my password » dans la fenêtre de connexion comme vu dans la section 1.1.


Vous pouvez aussi changer votre mot de passe à cet endroit si vous le désirez.

 

1.2.2 Principes de navigation

Les onglets supérieurs représentent les fonctions de MyEducationBC. Celles-ci diffèrent en fonction des accès de l’utilisateur.  Lorsque vous cliquez sur un onglet, celui-ci est mis en évidence par sa couleur ce qui vous permet de voir à quel endroit vous vous situez dans l’application.

L’onglet latéral fournit des détails supplémentaires en rapport avec l’onglet supérieur. Vous pouvez également avoir un sous-onglet supérieur disponible.

navigation_1a

L’onglet latéral peut aussi contenir un sous-onglet aussi appelé « Feuille ».

navigation_2a

Le menu déroulant vous permet de naviguer aisément entre les différentes pages contenant les données.

navigation_3

La barre de navigation peut être utilisée afin de naviguer à travers les différentes saisies de données.  Par exemple, si l’utilisateur se trouve dans l’onglet supérieur Etudiant > Détails de l’onglet latéral, un seul étudiant sera alors affiché. L’utilisateur peut donc:

  • Utiliser la loupe navigation_5 depuis la barre de navigation afin de chercher un nouvel étudiant sans avoir à retourner dans la liste originale.
  • Utiliser les flèches afin de naviguer d’un étudiant à l’autre.
  • Utiliser les flèches avec une barre verticale afin d’aller directement au premier ou dernier étudiant de la liste.

navigation_4

Chaque page comprend le menu suivant qui donne accès à différents choix dépendant de l’onglet supérieur dans lequel vous vous trouvez.

navigation_6

1.3.1 Collecte de données personnelles

La loi qui régit la collecte, l’utilisation et le stockage des données personnelles pour les écoles publiques de la province se nomme FOIPPA (Freedom Of Information and Protection of Privacy Act).

Une donnée personnelle se définit comme une information permettant d’identifier un individu par une personne qui n’est pas à l’emploi de l’école ou du Conseil scolaire.

Tout le personnel du domaine public de l’éducation doit se conformer aux exigences de cette loi.

Toutefois, la Loi scolaire permet aux parents d’accéder aux données de leur(s) enfant(s).

Formation FOIPPA (en anglais): http://mytrainingbc.ca/myedPOI/

Définition de renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des informations enregistrées autre que les informations de contact, qui permettent d’identifier une personne.

Exemples de renseignements personnels:

  • la race, l’origine nationale / ethnique
  • l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial
  • les empreintes digitales, le groupe sanguin, les informations ADN
  • le numéro de sécurité sociale
  • les informations sur les soins de santé, l’éducation, l’historique de l’emploi
  • les informations financière, criminelle,
  • croyances ou associations religieuses ou politiques

Renseignements personnels pour les élèves :

Les exemples de renseignements personnels pour les élèves incluent le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le Personal Education Number (PEN), les renseignements sur le comportement , les évaluations ou les notes et sur le dossier scolaire de l’élève.

Les informations de contact du travail des parents tels que le titre du poste, le numéro de téléphone, l’adresse, le numéro de fax, ou le courriel ne sont pas considérés comme des renseignements personnels aussi longtemps qu’ils permettent à un individu d’être contacté à son lieu de travail.

Les informations sensibles sont des informations qui ont la capacité de causer des dommages à une personne ou une organisation si elle est accidentellement partagée. En ce qui concerne les écoles et les districts scolaires, cela pourrait inclure les budgets des écoles, les dossiers médicaux des employés ou des élèves, les bulletins des élèves et des ordonnances de garde des enfants.

1.4.1 Principe général : filtres

Les filtres permettent à l’utilisateur d’affiner ses recherches en fonction du résultat voulu. Vous pouvez masquer un filtre qui ne vous semble plus (ou pas) nécessaire. Vous pouvez également créer vos propres filtres, et gérer leur ordre d’apparence dans la liste.

Les filtres sont dynamiques, c’est-à-dire qu’ils afficheront toujours les dernières données à jour.  Important: si vous décidez de sauvegarder un Snapshot comme filtre, ce filtre ne sera pas dynamique.

filtre_1

 

1.4.2 Gestion des filtres

Les filtres de base qui apparaissent dans la liste ont été créés au niveau « Entreprise » ou au niveau du « District ».  Vous pouvez aussi créér vos propres filtres et les partager au niveau de l’école.  Pour gérer les filtres :

    1. Cliquez sur « Gérer filtres »

filtre_3
filtre_2

  1. Vous voyez apparaitre entre crochet les noms suivants:
    1. Système: Ces filtres proviennent du cœur de l’application. Ils peuvent être cachés ou déplacés en haut ou en bas dans la liste, mais ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
    2. Entreprise: Ces filtres ont été créés au niveau Entreprise et apparaissent pour tous les districts et écoles. Ils peuvent être cachés ou déplacés en haut ou en bas dans la liste, mais ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
    3. District: Ces filtres ont été créés au niveau du District. Ils peuvent être cachés ou déplacés en haut ou en bas dans la liste, mais ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
    4. Ecole: Ces filtres ont été créés par un utilisateur de votre école et sont visibles par tous les utilisateurs de votre école.
    5. Utilisateur: Ces filtres ont été créés par un utilisateur individuel. Ils ne sont visibles que par la personne les ayant créé, et ils ne peuvent être modifiés ou supprimés que par cette même personne.

Un utilisateur peut choisir d’avoir le filtre qu’il utilise le plus souvent comme défaut en le déplaçant en haut de la liste. Pour ce faire, une fois dans « Gérer les filtres », utilisez les boutons « Haut » et « Bas » afin de déplacer le filtre en haut de la liste, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également choisir de masquer un filtre. Pour ce faire, une fois dans « Gérer les filtres », utilisez le bouton « Afficher/Masquer », puis cliquez sur Enregistrer.

Afin de créer un nouveau filtre, depuis « Gérer les filtres », cliquez sur « Nouveau ». Vous pouvez voir les options suivantes:

  1. Type de filtre: Ceci permet à un filtre d’être créé à partir d’une requête ou d’un cliché.
  2. Propriétaire: Permet de déterminer qui sera le propriétaire du filtre – l’usager ou l’école.
  3. Nom: Nommez votre filtre.
  4. Cliquez sur OK

Vous pouvez également modifier ce filtre par la suite en cliquant sur « Modifier » depuis « Gérer les filtres ».  En cliquant sur « Supprimer » vous effacerez définitivement ce filtre.

Si vous désirez modifier un filtre Système, Entreprise ou District, sélectionnez le filtre en question et cliquez sur copier, vous pourrez ainsi faire les changements ou ajouts nécessaires et le sauvegarder comme nouveau filtre personnalisé que vous pourrez modifier à votre guise.


Une vidéo sera bientôt disponible pour cet article.

1.5.1 Principe général : Ensemble de champs / Field set menu

L’utilisateur peut afficher différentes colonnes d’informations en sélectionnant un ensemble de champs depuis le menu.

Les champs de visibilité peuvent être très utiles pour afficher des informations régulièrement utilisées par l’utilisateur, et ainsi pouvoir les extraire pour les analyser.

champs_1

1.5.2 Gestion du menu « Ensemble de champs / field set »

Les ensembles de champs qui apparaissent dans la liste ont été créés au niveau « Entreprise » ou au niveau du « District ».  Vous pouvez aussi créér vos propres ensembles de champs et les partager avec votre école.

    1. Cliquez sur « ensembles de champs ».
    2. Puis sur « Gérer ensembles de champs ».

champs_2

  1. Vous voyez apparaitre entre crochet les noms suivants :
      • Entreprise: Ces ensembles de champs ont été créés au niveau Entreprise et apparaissent pour tout les districts et écoles. Ils peuvent être cachés ou déplacés en haut ou en bas dans la liste, mais ne peuvent être supprimés.
      • District: Ces ensembles de champs ont été créés au niveau au niveau District. Ils peuvent être cachés ou déplacés en haut ou en bas dans la liste, mais ne peuvent être supprimés.
      • Ecole: Ces ensembles de champs ont été créés soit par un utilisateur de l’école et sont visibles par tous les utilisateurs au niveau école.
      • Utilisateur: Ces ensembles de champs ont été créés par un utilisateur individuel.  Ils sont visibles uniquement par la personne les ayant créé, et ne peuvent être modifiés ou supprimés que par cette même personne.

    champs_3

  2. Un utilisateur peut choisir d’avoir un ensemble de champs qu’il utilise le plus souvent comme défaut en le déplaçant tout en haut de la liste.  Pour ce faire, une fois dans « Gérer ensembles de champs », utilisez les boutons « Haut » et « Bas » afin de les déplacer, puis cliquez sur Enregistrer.
  3. Vous pouvez également choisir de masquer un champ. Pour ce faire, une fois dans « Gérer ensembles de champs », utilisez le bouton « Afficher/Masquer », puis cliquez sur Enregistrer.
  4. Afin de créer un nouvel ensemble de champs, depuis « Gérer ensembles de champs », cliquez sur « Nouveau ». Vous pouvez voir ensuite les options suivantes:
    1. Nom: Vous pouvez donner un nom à votre ensemble de champs correspondant à son utilité.
    2. Propriétaire: Permet de déterminer qui sera le propriétaire de cet ensemble de champs suivant ses droits.

    Ajoutez ou supprimez ensuite les différents champs que vous voulez. Dans la colonne de gauche se trouvent les champs disponibles, et dans celle de droite, ceux que vous avez sélectionné.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également modifier ces ensembles de champs en cliquant sur « Modifier » toujours depuis « Gérer ensembles de champs ».

En cliquant sur « Supprimer » il sera définitivement effacé.


Une vidéo sera bientôt disponible pour cet article .

1.5.3 Exemple: Créer une ou des liste(s) d’information(s) en utilisant Excel

Impression d’une liste d’élèves à partir des colonnes d’informations.

Vous pouvez afficher des listes d’élèves suivant les différentes colonnes d’informations en cliquant sur l’icône représentant une imprimante, dans le coin en haut à droite.

listes_1

Vous pouvez choisir ensuite «Web Page (HTML)», ceci vous affichera une liste au format HTML que vous pourrez imprimer.

listes_2

Voici un exemple de liste:

Capture d’écran 2015-11-24 à 11.12.22

Vous pouvez également choisir «CSV», ceci vous générera un fichier «.csv» que vous pourrez convertir en colonnes à partir de Excel en suivant la procédure suivante:

  • Choisir «CSV»

listes_3

  • Une fois le fichier «.csv» téléchargé, ouvrez un nouveau classeur dans Excel
  • Cliquez sur Fichier > Importer et allez chercher le fichier .csv .

1_import

  • Fichier CSV doit être coché, cliquez ensuite sur « importer » .

2_csvimport

  • Choisissez « Délimité » puis « Suivant » .

3_delimit

  • Cochez uniquement « Virgule » comme sur la photo d’écran ci-dessous, puis terminez la procédure en cliquant sur « Fin » .

4_finish

 

Ceci vous permettra de mettre en forme le fichier « .CSV » qui était composé à l’origine, uniquement de données avec des virgules.

8.2.1 Entrer une absence, un retard ou bien un départ en tant qu’enseignant.

La vue des enseignants est différente de celle de l’administration de l’école, car ils accèdent à MyEducationBC par la « Staff view ». Ils peuvent entrer et voir l’assiduité en utilisant l’onglet principal « Assiduité ».

Afin d’entrer la présence, vous pouvez soit cliquer sur l’icône assiduité si l’école est configurée avec le « Classroom Input Type » ou bien en cliquant sur l’onglet principal « Assiduité » puis l’onglet latéral « Quotidien ». Vous devriez voir la liste des élèves que vous sont assignés.

Une fois la présence effectué, vous devez cliquer sur le bouton « Publier ». Vous devrez voir ensuite la publication de la présence.

Vidéo disponible pour cet article :

8.2.2 Modifier la publication de la présence depuis l’onglet latéral Bureau Quotidien

Une fois que la présence a été publiée, vous pouvez l’éditer en cliquant sur le lien hyper-texte bleu situé dans la colonne « Assiduité ».

Ceci affichera une nouvelle fenêtre contenant les détails de la présence.
Vous pouvez à partir de là décocher certaines cases, ou bien ajouter des commentaires.

  • Si vous voulez changer l’heure de départ ou d’arrivée, vous devez le faire depuis la section Arrivés / Départs.
  • Afin de supprimer un enregistrement, vous devez cocher la case puis cliquer sur « supprimer ».
  • Cliquer sur « Ajouter » afin de faire un nouvel enregistrement.
  • Si un élève est marqué comme absent alors qu’il est arrivé un peu plus tard, vous pouvez cliquer sur le bouton « L » afin de pouvoir modifier sa présence.
  • Afin de supprimer l’enregistrement de la présence, vous pouvez cliquer sur le bouton « P ».
8.4.1 Absences des élèves par section de cours

Les enseignants peuvent accéder à MyEducationBC uniquement par la vue « Staff ».
Les enseignants peuvent utiliser soit l’onglet « Assiduité » ou bien cliquer sur le Widget qui se trouve sur la pages principale « Pages ».

En cliquant sur le lien hyper-texte bleu, vous pourrez par la suite changer les informations concernant la présence.

8.4.2 Entrer une absence, un retard ou bien un départ en tant qu’enseignant.

Vous devriez voir la liste d’étudiants qui vous sont assignés ainsi que les boutons de changements rapides dans le coin en haut à droite.
Si la présence a été effectuée par la direction d’école, vous devriez ainsi la voir depuis cette même fenêtre.
Une fois la présence effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton « Publier » en haut à gauche.

8.4.3 Modifier les enregistrements de présence en tant qu’enseignant
  • Une fois que la présence a été publiée, vous pouvez l’éditer en cliquant sur le lien hyper-texte bleu « éditer » depuis la colonne Classe quotidienne.
    Ceci fera apparaitre une fenêtre avec les détails de votre enregistrement.
  • Si un élève a été marqué comme absent mais est revenu plus tard, vous pouvez cliquer sur le « L » pour « Retard ».
  • Si vous voulez simplement effacer l’enregistrement, cliquer sur « P ».
8.7.1 Comment créer un plan de classe

Le plan de classe peut être configuré et utilisé pour gérer la présence ou bien être imprimé pour les TOC (Teacher on call) afin d’identifier les élèves car ils y a leurs photos.

Vous pouvez cliquer sur l’icône widget de l’onglet « Pages »

 

Vous pouvez y accéder également par l’onglet « Assiduité > Classe > Plan de salle ». il faut sélectionner au préalable la classe souhaitée.

Afin de créer un plan de classe, vous devez aller dans: « Assiduité > Classe > plan de classe » puis sur le lien hyper-texte « Mode création »

Le message « Il manque des étudiants sur le graphique » devrait apparaitre lorsqu’une place n’a pas été associée avec un élève et que celui-ci demeure toujours dans la liste « non assigné ».

Depuis le menu « Mode Création », vous avez 3 options disponibles:

  • Réinitialiser: Ceci permet de réinitialiser le plan afin que celui-ci devienne non assigné.
  • Redimensionner: Ceci permet d’ajuster verticalement et horizontalement le plan.
  • Dégrossir: Si des colonnes sont en trop, vous pouvez les enlever en utilisant cette option.

8.8.1 Tendance de l’assiduité en classe

Les enseignants peuvent utiliser « Assiduité en classe > Tendances » afin de voir la présence des élèves à travers une certaine période.

Ou bien, les enseignants peuvent faire la présence en utilisant « Activer bouton assiduité » puis en choisissant une date.

 

Vous pouvez ensuite assigner une absence ou un retard pour une date précise. Une fois publiée, vous pouvez la modifier en cliquant sur le lien hyper-texte.

 

9.2.1 Principe général : bulletins

Il y a deux manières d’entrer les notes pour un bulletin :

  • Entrer un term grade directement dans l’écran
  • Publier les notes depuis « Teachers-created Categories and Assignments »

Vidéo disponible pour cet article :

9.2.2 Entrer un bulletin de notes directement dans l’écran des bulletins de notes
  1. Depuis l’onglet principal « Pages », cliquer sur à côté de de la classe pour les entrées de notes. Ceci vous mène à l’onglet principal Cahier de notes et le sous-onglet Résultats
  2. Dans le champ de la colonne des notes, choisir « Post Columns – Term »
  3. Dans le champ « Term », choisir le Term approprié suivant les notes que vous entrez.
  4. Rentrer les notes, les habitudes de travail et des commentaires si besoin.

    aide: Vous pouvez utiliser le menu Options qui vous montre les différents raccourcis clavier.

  5. Une fois les données inscrites, Cliquer sur le bouton « Publier notes ». Ceci va créer l’enregistrement des notes qui apparaîtront sur le bulletin.
  6. Utiliser le menu déroulant « Classe » afin de choisir la classe suivante
  7. Répéter la procédure jusqu’à ce que les notes soient entrées pour toutes les classes.

9.2.3 Publier les notes depuis Teachers-created Categories and Assignments
  1. Depuis l’onglet principal « Pages », cliquer sur l’icône . Ceci vous emmène dans la section Cahier de notes > Résultats.
  2. Dans le menu « Options », choisir Update post columns.
  3. Dans l’étape 1 de l’assistant, choisir le Grade Term approprié.
  4. Cliquer sur « Suivant »
  5. dans l’étape 2, choisir le menu déroulant afin de sélectionner le niveau correspondant au bulletin de notes puis « Suivant »
  6. Dans l’étape 3 de l’assistant, vérifier que le bon grade term et grade sont sélectionnés
  7. Une fois les informations remplies, cliquer sur « Publier notes ». Ceci va créer l’enregistrement des notes de l’élève qui va apparaitre sur le bulletin de notes.
  8. Utiliser ensuite le menu déroulant « Classe » afin de choisir la prochaine classe.
  9. Répéter l’opération pour toutes les classes.

Vidéo disponible pour cet article :

9.3.1 Configuration : Gradebook

Afin de configurer GradeBook pour MyEducationBC, vous devez vous rendre dans les Préférences situées dans le coin en haut à droite puis sélectionner l’onglet « Cahier de notes ».
L’image ci-dessous montre les paramètres fonctionnant pour les écoles :

 

9.3.2 Entrer les notes pour les élèves

Aller dans le Cahier de notes > Sélectionner classe, depuis la liste de classe > onglet latéral Résultats

Noter les informations et les icônes de couleur jaune depuis l’entête.

Entrer les résultats des élèves dans la colonne Gradebook.

Vous pouvez utiliser les raccourcis suivants:

  • Control + D – Remplit toutes les cellules avec le même score
  • Control + K – Efface le dernier changement
  • Control + E – Exempt une note du calcule de la moyenne
  • Control + N – Peut ajouter une note uniquement visible par l’enseignant. Les notes sont créés depuis le menu Outils
  • Control + M – Peut ajouter une note uniquement visible par l’enseignant. A noter que les résultats doivent être entrés dans les cellules avant de pouvoir utiliser cette option.

 

Special codes – Les codes spéciaux agissent sur la note entrée dans la cellule. Les codes spéciaux sont créés à partir de l’onglet outils. Afin d’utiliser les codes spéciaux dans le Cahier de notes, le code est tapé directement dans la cellule. Il n’y a pas de raccourcis spécifiques pour ces codes.

9.3.3 Accéder aux résultats depuis l’onglet Pages

La fenêtre de résultat peut être accédée rapidement depuis l’onglet principal « Pages ». Dans le Teacher Classes Widget, sélectionner les cours et cliquer sur l’icône .

9.3.4 Publier les notes

Il y a deux manières d’entrer les notes pour le bulletin:

  1. Entrer le Term Grade directement depuis l’écran Term Grade pour les bulletins.
  2. Publier les notes depuis Teacher-created categories and assignments.

 

Entrer le Term Grade directement vers l’écran Term Grade pour les bulletins.

  1. Depuis l’onglet « Pages », cliquer sur l’icône à coté de classe, pour les entrées de notes.
    Ceci vous mène vers l’onglet principal « Cahier de note > Résultats »
  2. Depuis le champ de la colonne « Notes », choisir Post Columns – Term.
  3. Dans le champ Term, choisir le Term approprié pour lequel les notes seront entrées.
  4. Entrer les notes, les habitudes de travail et commentaires. Les données sont automatiquement sauvegardées.
    Les commentaires peuvent être entrés manuellement après avoir cliqué sur l’icône « notepad ». En cliquant sur le triangle noir à droite de la fenêtre, vous accédez ensuite à une nouvelle page pour les commentaires.
  5. Le menu Options permet les actions suivantes:
    • Lookup (Ctrl + L)
    • Fill-Down Values (Ctrl + D)
    • Revert Current Cell (Ctrl + K)

     

    Pour les « transcripts definitions », avec un calcul, un bouton « Update » apparaitra dans le champ de la colonne lors de la saisie finale des cours. En cliquant sur le bouton « Update » ceci va remplir le « Final grade » selon le calcul du « transcript definition ».

  6. Lorsque l’entréee de données est terminée, cliquer sur le bouton « Publier les notes ». Cette procédure créé l’enregistrement des notes pour l’élève qui apparaitra sur le bulletin de notes.
  7. Utiliser le menu déroulant « Classe » pour aller à la prochaine classe.

 

Publier les notes depuis Teacher-created categories and assignments.

  • Depuis l’onglet principal « Pages », cliquer sur l’icône , Ceci vous mène vers l’onglet principal « Cahier de note > Résultats »
  • Dans le menu Options, sélectionner Update Post Columns
  • Lors de l’étape 1 de l’assistant Update Post Columns, utiliser le menu déroulant afin de sélectionner le Grade Term approprié.
  • Cliquer sur Suivant
  • Dans l’étape 2 de l’assistant, utiliser le menu déroulant afin de choisir le grade approprié, puis Suivant
  • À l’étape 3 de l’assistant, vous devez confirmer que vous avez sélectionné le bon Grade Term et Grade. Cliquer ensuite sur Terminer.

  • Ceci vous mènes à l’onglet Résultats.
  • Lorsque les données sont complétées, cliquer sur « Publier notes »
  • Utiliser le menu déroulant Classe afin de voir la prochaine classe.
  • Répéter ce procédé pour toutes les notes de toutes les classes.

 

9.5.1 Procédure TRAX

Il est obligatoire d’être dans la VUE École / School VIEW afin de pouvoir travailler sur les TRAX.

Capture_d’écran_2015-11-03_à_11_42_40

9.5.2 Supprimer les transcripts obsolètes

Du fait que les étudiants peuvent être inscrits dans différentes écoles avant la fin de leurs examens, les enregistrements de transcripts peuvent avoir été créés comme « Term grades » ou bien « Course dates » , et sont publiés dans les cours de l’étudiant. Si l’élève quitte ou change d’établissement avant la fin des examens, un enregistrement du transcript vide se produit dans l’historique des cours de l’élève.

Afin d’effacer ces enregistrements:

  • Depuis la vue école, cliquer sur l’onglet principal « Note » .
  • Cliquer ensuite l’onglet latéral « Relevé de notes » Choisir l’option « Tous » , depuis l’icône Dictionnaire
  • Choisir le filtre: « No Student Schedule Equivalent » depuis l’icône Filtres
  • Dans la nouvelle fenêtre, choisir l’année scolaire à l’année actuelle (2016) et baser la recherche sur « Final Mark is Empty » .
  • Vérifier les résultats enfin de déterminer si ceux-ci doivent être supprimés.
  • Cocher la case à côté du résultat devant être supprimé puis, Options > Supprimer.
9.5.3 Ajouter manuellement un historique de relevé de notes à un étudiant

Un historique de relevé de notes pourrait avoir besoin d’être ajouté pour un élève enregistré dans une école hors B.C ou bien, pour un étudiant qui vient d’une école n’utilisant pas MyEducationBC.

Ajouter un historique de cours pour un étudiant demande à ce que l’historique de cours qui a été converti a bien son ‘transcript definition » concordant avec ces mêmes cours.

Ajouter un historique de relevé de notes pour un élève:

  • Depuis la vue École, cliquer sur l’onglet « Étudiant » .
  • Cliquer sur l’onglet latéral « Relevé de notes » .
  • Depuis le menu « Options » , choisir « Ajouter » . Un écran de relevé de notes vierge apparaitra.
  • Cliquer sur l’icône représentant une loupe correspondant au champs « Year ID » . Sélectionner l’année pour laquelle l’élève a complété son cours.
  • Cliquer sur l’icône représentant une loupe dans le champs « School > Name » , puis choisir l’école, car celle-ci determine que l’élève recevra les crédits pour le cours.
  • Cliquer sur l’icône représentant une loupe dans le champs « Number » et choisir les cours depuis la liste.
  • Remplir le champs « Final Mark » .
  • Remplir le champs « Credit » avec la valeur correspondant aux crédits.
  • Activer l’option « Override » si nécessaire.

Capture d’écran 2015-11-02 à 11.27.08

  • Remplir ensuite le champs « Course End Date » .
  • Si le cours est un examen provincial, dans le cas ou l’élève n’a pas complété l’examen, utiliser le champs « TRAX Override » afin de choisir la raison appropriée, puis sauvegarder.
  • Dans le cas ou l’élève a complété son examen, laisser le champs « TRAX Override » vide puis cliquer sur « Sauvegarder« .
  • Depuis l’onglet latéral « Relevé de notes » , faire « Options » puis lancer « Course exam Synchronization Procedure » afin de créer un enregistrement associé.
  • Aller ensuite dans « Assessments » puis cliquer sur la loupe afin de choisir « Provincial Exam »  depuis la liste.
  • Vous pouvez aller ensuite dans « Options » et lancer « Blended Marks To Transcript » afin de compléter automatiquement les champs.
10.1.3 Vue enseignant – Imprimer les bulletins – Option A

SVP suivez les mêmes instructions que l’article 10.1.1 Vue école – Imprimer les bulletins – Option A

10.1.4 Vue enseignant – Imprimer les bulletins – Option B

Lorsque vous voulez imprimer le bulletin, choisissez le bulletin selon le tableau suivant:

Pour les écoles élémentaires seulement

Niveau Rapport Type de bulletin
Maternelle Kindergarten, Primary, Intermediate Kindergarten
1e à 3e année Kindergarten, Primary, Intermediate Primary
4e à 7e année Kindergarten, Primary, Intermediate Intermediate

 

Pour les écoles élémentaires et secondaires (M-12 ou 7-12)

Niveau Rapport Type de bulletin
Maternelle Kindergarten, Primary, Intermediate Kindergarten
1e à 3e année Kindergarten, Primary, Intermediate Primary
4e à 6e année Kindergarten, Primary, Intermediate Intermediate
7e à 9e année Middle Years and Secondary Middle
10e à 12e année Middle Years and Secondary Secondary

 

Rappel : Lorsque vous allez générer votre bulletin, celui-ci apparaitra comme étant une fenêtre « pop-up / fenêtre surgissante » . Si votre navigateur internet (Firefox / Chrome) bloque les fenêtres surgissantes par défaut, il sera alors impossible pour vous de visualiser votre bulletin correctement. Voici comment désactiver les pop-up pour ces deux différents navigateurs:

  • Safari: Nous ne vous conseillons pas d’utiliser Safari avec MyEducationBC .
  • Google Chrome: Une fenêtre apparaitra avec une petit croix sur le coin en haut à droite. Cliquer sur cette fenêtre avec une croix, puis choisir d’autoriser les fenêtres surgissante du site MyEducation.gov.bc.ca.

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  • Firefox: Si vous utilisez Firefox, une nouvelle fenêtre s’affichera avec un bouton « Préférences » . En cliquant sur ce bouton, un menu apparaitra. Choisir « Autoriser les popups pour MyEducation.gov.bc.ca » .

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Les bulletins peuvent être créés depuis plusieurs endroits dans MyEducationBC, pour tous les élèves ou bien individuellement.

  • Staff view > onglet principal Etudiant > Rapports > Report Cards > choisir le bulletin désiré.
  • Staff view > onglet principal Etudiant > Choisir un élève > Transcript > Rapports > Report Cards> > choisir le bulletin pour un seul élève.

 

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Une fois dans les préférences, cocher l’option « French language » ainsi que le trimestre désiré.

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Faites de même si vous êtes dans les préférences de 8-12.

Veuillez noter également que si vos élèves doivent avoir un commentaire pour la période (généralement de M – 7) il faut impérativement cocher la case « Include Term Comments » afin que ces commentaires s’affichent dans le bulletin PDF / imprimé .

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Il est important de noter que si vous devez faire apparaitre le cours « Responsabilité Sociale » dans votre bulletin, celui-ci s’affichera automatiquement de M à 6e, cependant, pour vos élèves de 7e, donc « Responsabilité Sociale 7« , il faut absolument cocher la case dans les options afin de le faire apparaitre.

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Vous avez également la possibilité de cocher la case « Hide performance Scale if no Mark Entered » . Ceci n’affichera pas l’échelle de performance d’une matière si aucunes notes n’ont été entrées. (ex: activité physique quotidienne). Il est à noter que cette option ne fonctionne que pour les bulletins « Kindergarten » et « Primary » .

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Procédure d’impression de bulletin pour un groupe d’élèves:

Il se peut que vous enseignez pour plusieurs niveaux, et que dans ce cas, vous vouliez imprimer les bulletins d’un certain groupe d’élèves en particulier.

Pour ce faire, lorsque vous êtes dans l’onglet principal « Etudiant » , faites votre sélection en cochant les cases puis

  • Cliquez sur « Options » > « Afficher la selection / Show selected » afin d’afficher uniquement les élèves sélectionnés.

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  • Vous pouvez ensuite cliquer sur « Reports » > « Reports cards » , et choisir le bulletin approprié pour ces élèves sélectionnés.

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Si vous voulez retourner à votre liste complète d’élèves, n’oubliez pas de cliquer sur l’icône « Filtre » > « Students in my classes » afin de faire afficher tous les élèves.

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